Jak założyć spółkę z o.o. krok po kroku i czego dopilnować w pierwszych 30 dniach po wpisie do KRS

Samo założenie spółki z o.o. jest dziś proste. Przez system S24 wniosek można złożyć w jeden wieczór, a wpis do KRS przychodzi zwykle po kilku dniach. Trudniejsze zaczyna się później: od dnia wpisu biegną terminy na kilka zgłoszeń w różnych urzędach, a za spóźnienie z niektórymi grożą wysokie kary.

Większość poradników kończy się na wpisie do rejestru albo wymienia obowiązki jednym zdaniem. My pokazujemy cały proces z perspektywy biura rachunkowego, które na co dzień przejmuje księgowość nowych spółek. Znajdziesz tu decyzje, które warto podjąć przed rejestracją, porównanie S24 i notariusza z kosztami, kalendarz pierwszych 30 dni po wpisie do KRS oraz błędy, które najczęściej widzimy u nowych spółek.

Zanim założysz spółkę – 5 decyzji, które trudno później zmienić

1. Jeden wspólnik czy kilku?

Spółkę z o.o. może założyć jedna osoba. Trzeba jednak wiedzieć, że jedyny wspólnik spółki z o.o. podlega ubezpieczeniom w ZUS tak jak przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, i to od dnia wpisu spółki do KRS. Nie ma przy tym ulgi na start ani preferencyjnych składek. W 2026 roku oznacza to 1 788,29 zł składek społecznych miesięcznie (1 926,76 zł z dobrowolnym chorobowym) i 830,58 zł stałej składki zdrowotnej.

Gdy wspólników jest dwóch lub więcej, sam udział w spółce nie rodzi obowiązku płacenia ZUS. Składki pojawiają się dopiero przy konkretnym tytule, np. umowie o pracę albo powołaniu do zarządu z wynagrodzeniem (więcej w punkcie 3).

2. Kapitał zakładowy

Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. to 5 000 zł, a wartość jednego udziału nie może być niższa niż 50 zł. Kapitał nie jest opłatą – to pieniądze spółki, które trafiają na jej rachunek i od pierwszego dnia mogą być wydawane na działalność.

3. Kto będzie w zarządzie i jak wspólnicy będą dostawać pieniądze ze spółki

Wspólnicy i członkowie zarządu mogą pracować dla spółki i otrzymywać od niej pieniądze na wiele sposobów: od pełnienia funkcji bez wynagrodzenia, przez powołanie z wynagrodzeniem, umowę o pracę, zlecenie czy kontrakt B2B, po świadczenia z art. 176 KSH i dywidendę. Każda z tych form ma inne skutki w ZUS i podatkach. Porównanie wszystkich wariantów znajdziesz w artykule: Formy zatrudnienia wspólników i pracowników w spółce z o.o. – koszty, ZUS i ryzyka. Warto wybrać na starcie, zanim spółka zacznie komukolwiek płacić.

Pamiętaj też o zasadzie, o której nowe spółki często nie wiedzą: umowę między spółką a członkiem jej zarządu zawiera w imieniu spółki rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą wspólników, a nie sam zarząd (art. 210 Kodeksu spółek handlowych). W spółce jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest też jedynym członkiem zarządu, taka czynność wymaga formy aktu notarialnego. Dotyczy to np. pożyczki od wspólnika czy wynajmu jego lokalu spółce.

4. Moment startu i pierwszy rok obrotowy

Jeśli spółka rozpoczyna działalność w drugiej połowie roku, pierwszy rok obrotowy można wydłużyć do końca następnego roku. Księgi i sprawozdanie finansowe łączy się wtedy z rokiem kolejnym (art. 3 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Podobnie w CIT: jeśli rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, pierwszy rok podatkowy może trwać do końca następnego roku kalendarzowego, czyli maksymalnie 18 miesięcy (art. 8 ust. 2 ustawy o CIT).

5. Siedziba spółki

Adres siedziby jest jawny. Każdy może go bezpłatnie sprawdzić w wyszukiwarce KRS, a stamtąd trafia do baz firm i archiwów internetu. Wiele osób odruchowo wpisuje własne mieszkanie, bo to najprostsze. Dom staje się wtedy oficjalnym adresem spółki – dla urzędów, klientów, windykatorów i każdego, kto jej szuka. Późniejsza zmiana wpisu nie usuwa kopii tego adresu, które już krążą w sieci. Więcej o tym ryzyku pisze kampania społeczna Firma w mieszkaniu.

Wiele firm, zwłaszcza usługowych, internetowych i działających zdalnie, nie potrzebuje dziś fizycznego biura. Jeśli Twoja spółka nie ma własnego lokalu, rozważ wirtualne biuro, coworking albo biuro serwisowane. Wirtualne biuro daje adres siedziby i obsługę korespondencji bez wynajmowania powierzchni. Takie usługi oferuje prowadzona przez nas sieć Biznes Hub.

S24 czy notariusz – którą drogę wybrać?

Spółkę z o.o. można zarejestrować na dwa sposoby: przez internet, w systemie S24, na gotowym wzorcu umowy, albo u notariusza, z umową spisaną w formie aktu notarialnego.

Naszym zdaniem S24 wystarcza w większości przypadków, jeśli wspólnicy nie mają niestandardowych ustaleń. Gdy umowa ma zawierać zapisy szyte na miarę – np. uprzywilejowanie udziałów, ograniczenia w ich zbywaniu, zasady wyjścia wspólnika ze spółki czy rozbudowane kompetencje zgromadzenia wspólników – zostaje notariusz.

Ile trwa rejestracja? Ustawa o KRS daje sądowi jeden dzień na rozpoznanie wniosku z S24 i 7 dni na pozostałe. To jednak terminy instrukcyjne, a sąd nie ponosi konsekwencji za ich przekroczenie. W praktyce na wpis czeka się od kilku dni do kilku tygodni, a każde wezwanie do uzupełnienia braków wydłuża ten czas.

Ile kosztuje założenie spółki z o.o.?

Koszty urzędowe są niższe, niż wiele osób zakłada. Od 29 listopada 2025 r. nie płaci się już 100 zł za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Profil zaufany jest bezpłatny. Dodatkowe koszty mogą się pojawić, jeśli zamiast niego używasz podpisu kwalifikowanego, korzystasz z pomocy prawnika lub doradcy albo wynajmujesz adres siedziby.

Załączniki do wniosku w S24, o których łatwo zapomnieć

Wzorzec umowy w S24 to tylko część wniosku. Pozostałe dokumenty dołącza się osobno, a brak któregoś z nich kończy się wezwaniem do uzupełnienia albo zwrotem wniosku. Przy samodzielnej rejestracji najczęściej brakuje:

• listy adresów do doręczeń członków zarządu oraz osób uprawnionych do powołania zarządu,
• zgód członków zarządu (i prokurentów, jeśli są powoływani) na pełnienie funkcji,
• oświadczenia, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.

Dokumenty przygotowuje się jako pliki PDF podpisane elektronicznie przez właściwe osoby.

Kalendarz pierwszych 30 dni po wpisie do KRS

Po wpisie do rejestru spółka automatycznie dostaje NIP i REGON. Od tego dnia biegnie większość terminów. Poniżej zebraliśmy je w jednym miejscu, razem z tym, kto zwykle się nimi zajmuje i co grozi za spóźnienie.

Obowiązki po wpisie do KRS – po kolei

Rachunek bankowy i CRBR

Na rachunek spółki trafiają wkłady na kapitał zakładowy, a później wszystkie płatności od klientów. Rachunek trzeba więc otworzyć jak najszybciej – a to dziś rzadko udaje się od ręki. Banki prowadzą procedury bezpieczeństwa (AML/KYC), sprawdzają strukturę właścicielską i proszą o dokumenty. Otwarcie rachunku dla nowej spółki trwa zwykle kilka dni.

Jednym z pierwszych dokumentów, o które poprosi bank, jest potwierdzenie zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Spółka ma na to zgłoszenie 14 dni roboczych od wpisu do KRS. Wskazuje w nim osoby, które faktycznie ją kontrolują. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie, a podpisuje je osoba uprawniona do reprezentowania spółki. Za brak zgłoszenia albo podanie nieprawdziwych danych grozi kara do 1 mln zł. Dlatego CRBR warto zgłosić przed wizytą w banku, a nie po niej.

PCC od umowy spółki

Umowa spółki podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% wartości kapitału zakładowego. Przy umowie zawartej u notariusza podatek pobiera notariusz. Przy S24 spółka sama składa deklarację PCC-3 i wpłaca podatek w ciągu 14 dni od zawarcia umowy – nie od wpisu do KRS. Ten termin łatwo przeoczyć, bo zaczyna biec jeszcze przed rejestracją.

NIP-8 i biała lista

NIP spółka dostaje z urzędu, ale dane uzupełniające musi zgłosić sama na formularzu NIP-8. Chodzi m.in. o numery rachunków bankowych, dane biura rachunkowego i miejsce przechowywania dokumentacji. Termin to 21 dni od wpisu do KRS albo 7 dni od rozpoczęcia działalności, jeśli spółka jest płatnikiem składek ZUS. Każdą późniejszą zmianę, np. nowy rachunek, zgłasza się w ciągu 7 dni.

Rachunek z NIP-8 trafia na białą listę podatników VAT, gdy spółka jest zarejestrowana do VAT. Ma to znaczenie dla Twoich klientów. Przy płatności powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy płacący ryzykuje odpowiedzialność solidarną za VAT, jeśli nie złoży zawiadomienia ZAW-NR. Do końca 2026 r. traci też prawo do zaliczenia takiego wydatku do kosztów podatkowych. We wrześniu 2026 r. Sejm i Senat uchwaliły zniesienie tej sankcji dla faktur wystawionych od 1 stycznia 2027 r. (na początku października 2026 r. ustawa czekała na podpis Prezydenta). Odpowiedzialność za VAT zostaje bez zmian. Kontrahent, który sprawdza listę przed przelewem, może po prostu wstrzymać płatność.

Rejestracja do VAT

Wpis do KRS nie oznacza, że spółka może od razu wystawiać faktury z VAT. Najpierw musi złożyć VAT-R i wskazać w nim dzień, od którego chce być czynnym podatnikiem VAT. Zgłoszenie składa się przed dniem pierwszej sprzedaży opodatkowanej, więc z VAT-R nie warto czekać. Dopiero jako zarejestrowany czynny podatnik spółka może też odliczać VAT z faktur zakupowych.

Nowa spółka może też skorzystać ze zwolnienia podmiotowego do 240 000 zł sprzedaży rocznie. W roku rozpoczęcia działalności limit liczy się proporcjonalnie do okresu działalności. Zwolnienie nie przysługuje jednak przy niektórych rodzajach sprzedaży. Szczegóły opisaliśmy w artykule: Rejestracja VAT krok po kroku – kto ma obowiązek, kto jest zwolniony.

ZUS jedynego wspólnika i pierwszego pracownika

Jedyny wspólnik zgłasza się do ZUS jako płatnik własnych składek w ciągu 7 dni od wpisu spółki do KRS. Do zgłoszenia potrzebny jest jego własny NIP. Jeśli wspólnik go nie ma, bo np. nie prowadził wcześniej firmy, najpierw składa w urzędzie skarbowym formularz NIP-7. Obowiązek nie zależy od tego, czy spółka już działa i czy wspólnik pobiera z niej jakiekolwiek pieniądze. Pominięcie tego kroku wychodzi najczęściej po kilku miesiącach – razem z zaległymi składkami i odsetkami.

Gdy spółka zatrudnia pierwszą osobę objętą składkami, trzeba ją zgłosić do ZUS jako płatnika składek na formularzu ZUS ZPA. Nie warto liczyć, że ZUS założy konto płatnika sam na podstawie danych z KRS. Pracownika zgłasza się do ubezpieczeń na ZUS ZUA w ciągu 7 dni od początku zatrudnienia. Spółka, która zatrudnia, ma też tylko 7 dni na złożenie NIP-8.

Dostęp do KSeF

Od 2026 roku spółki wystawiają faktury w Krajowym Systemie e-Faktur. Spółka loguje się do KSeF przez osobę wskazaną w formularzu ZAW-FA albo za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. ZAW-FA składa się w urzędzie skarbowym na papierze, a logowanie działa dopiero wtedy, gdy urząd wprowadzi go do systemu. To może potrwać, dlatego formularz warto złożyć jak najszybciej po nadaniu NIP.

Do końca 2026 roku firmy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku każda faktura dla innej firmy musi powstać w KSeF. Więcej: Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu oraz KSeF od 2027 w praktyce – koniec zwolnień, kary i realne scenariusze.

e-Doręczenia

Każda spółka wpisana do KRS musi mieć adres do doręczeń elektronicznych. Nowe spółki podają dane potrzebne do jego utworzenia już we wniosku o wpis do KRS. Po utworzeniu adresu trzeba jeszcze aktywować skrzynkę – bez tego pisma z urzędów nie dotrą skutecznie. Od 1 października 2026 r. urzędy muszą sprawdzać adres do e-Doręczeń każdego przedsiębiorcy przed wysłaniem mu korespondencji.

Księgowość od pierwszego dnia

Pełna księgowość, nie KPiR

Spółka z o.o. prowadzi pełną księgowość niezależnie od wielkości przychodów. Księgi otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, czyli dzień pierwszego zdarzenia gospodarczego (np. wpłaty kapitału), w ciągu 15 dni od tego zdarzenia. Zarząd musi też przyjąć na piśmie politykę rachunkowości – dokument, który opisuje zasady prowadzenia ksiąg w spółce. W WeTax przygotowujemy ten dokument dla naszych klientów. Różnice między pełną księgowością a KPiR opisaliśmy w artykule: Pełna księgowość: Dla kogo i kiedy należy na nią przejść?

Wydatki przed wpisem do KRS

Z chwilą zawarcia umowy powstaje spółka z o.o. w organizacji. Od tego dnia wydatki na start, np. opłata sądowa czy PCC, mogą być kosztami spółki, jeśli są udokumentowane na spółkę. Wydatki poniesione wcześniej, przed zawarciem umowy, trudno rozliczyć w spółce. Zachowaj dokumenty i potwierdzenia przelewów. Jeśli coś zapłacił wspólnik z prywatnego konta, spółka może mu to zwrócić na podstawie tych dokumentów.

Pamiętaj, że VAT z faktur zakupowych spółka może odliczyć dopiero jako zarejestrowany czynny podatnik VAT – to kolejny powód, żeby z VAT-R nie zwlekać.

Stawka CIT w pierwszym roku

W roku rozpoczęcia działalności spółka może stosować 9% CIT zamiast 19%, jeśli jej przychody w roku podatkowym nie przekroczą równowartości 2 mln euro (w 2027 r. to 8 754 000 zł). Preferencja nie przysługuje jednak spółkom powstałym m.in. z przekształcenia jednoosobowej działalności albo do których w pierwszym roku wniesiono przedsiębiorstwo lub jego zorganizowaną część.

Zakładając spółkę, warto też rozważyć estoński CIT. Spółka, która chce się tak rozliczać od początku, składa zawiadomienie ZAW-RD do końca pierwszego miesiąca pierwszego roku podatkowego. Zasady, warunki i przykłady liczbowe znajdziesz w artykule: Na czym polega CIT estoński i komu się opłaca?

Najczęstsze błędy nowych spółek – z praktyki WeTax

Poniżej błędy, które widzimy najczęściej, w kolejności, w jakiej zwykle się pojawiają:

1. Niekompletny wniosek w S24 – brak list adresów do doręczeń, zgód członków zarządu albo oświadczenia o statusie cudzoziemca przesuwa start spółki.
2. Rachunek bankowy „od ręki” – przez procedury AML/KYC otwarcie rachunku zajmuje zwykle kilka dni.
3. Zapomniane CRBR – bank pyta o nie na samym początku, dlatego przy wdrożeniu nowego klienta zawsze sprawdzamy, czy zgłoszenie zostało zrobione.
4. Faktury z VAT wystawiane od razu po wpisie, bez VAT-R – spółka z KRS nie jest automatycznie czynnym podatnikiem VAT.
5. Brak zgłoszenia jedynego wspólnika do ZUS – zaległość narasta od dnia wpisu do KRS.
6. Traktowanie spółki jak JDG – pieniędzy z rachunku spółki nie można swobodnie przelewać na prywatne konto wspólnika.

Jak wygląda start nowej spółki w WeTax?

Umowę z biurem rachunkowym najlepiej podpisać zaraz po wpisie do KRS. Wtedy biuro zdąży przygotować wszystkie zgłoszenia w terminie. W Biurze Rachunkowym WeTax po podpisaniu umowy:

• przygotowujemy do złożenia NIP-8, PCC-3 (przy rejestracji przez S24) i VAT-R z wybraną datą rejestracji,
• zgłaszamy jedynego wspólnika do ZUS,
• przygotowujemy formularz ZAW-FA, żeby spółka mogła wystawiać faktury w KSeF,
• przygotowujemy pełnomocnictwo UPL-1 i politykę rachunkowości,
• pytamy o zgłoszenie do CRBR, a jeśli spółka go jeszcze nie zrobiła, możemy w nim pomóc w ramach usługi dodatkowej.

Obsługujemy spółki zdalnie z całej Polski, a umowę podpisujemy również zdalnie. Zakres i warunki znajdziesz w ofercie księgowości spółki z o.o.

Podsumowanie

Rejestracja spółki to jeden dzień pracy, ale pierwsze tygodnie po wpisie do KRS decydują o tym, czy spółka wystartuje bez zaległości. Najwięcej kłopotów sprawiają nie skomplikowane przepisy, tylko proste rzeczy zrobione za późno. Jeśli zaczynasz z biurem rachunkowym od pierwszego dnia, większość zgłoszeń przygotuje za Ciebie biuro, a Ty możesz zająć się sprzedażą.

Zobacz również:
Formy zatrudnienia wspólników i pracowników w spółce z o.o. – koszty, ZUS i ryzyka
Terminy w spółce z o.o. – kalendarz obowiązków na 2027 rok
Rejestracja VAT krok po kroku – kto ma obowiązek, kto jest zwolniony
Na czym polega CIT estoński i komu się opłaca?