Prowadzenie spółki z o.o. wiąże się z wieloma obowiązkami, w tym pilnowaniem kluczowych terminów podatkowych i sprawozdawczych. Nawet drobne opóźnienie może skutkować wysokimi karami lub problemami prawnymi. W tym przewodniku przedstawiamy ważne terminy w spółce z o.o. i jak zorganizować kalendarz firmowy, żeby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.
Obowiązki spółki z o.o. w zakresie przestrzegania terminów
Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z wieloma obowiązkami zarówno formalnymi, jak i podatkowymi. Terminowe realizowanie zobowiązań jest nie tylko obowiązkiem prawnym, ale wpływa również na relacje budowane z instytucjami państwowymi oraz kontrahentami.
Niedotrzymanie terminów może skutkować m.in. karami finansowymi, czy pociągnięciem do odpowiedzialności osobistej członków zarządu. To na nich ciąży obowiązek, żeby na czas:
Rodzaj zawartej umowy z wpływa na wysokość kosztów spółki z o.o. Przykładowo umowa o pracę generuje najwyższe koszty dla pracodawcy, ponieważ opłaca on pełen ZUS. Natomiast umowy cywilnoprawne mogą być tańsze, szczególnie w przypadku umowy o dzieło.
- zostały sporządzone, zatwierdzone i złożone do KRS sprawozdania finansowe,
- zostały zgłoszone zmiany w spółce do KRS,
- zostały przygotowane i wysłane deklaracje podatkowe.
Terminy comiesięczne w spółce z o.o.
W związku z prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się cykliczne wypełniane obowiązków rozliczeniowych i sprawozdawczych.
W tej części przedstawimy comiesięczne zobowiązania, które nie zależą od wielkości firmy, czy liczby zatrudnionych pracowników.
ZUS
Jeśli spółka zatrudnia pracowników lub np. członkowie zarządu są zatrudnieni w spółce na podstawie powołania członka zarządu, istotnym obowiązkiem jest comiesięczne opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Termin opłacania składek ZUS jest do 15. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Data ta dotyczy płatników posiadających osobowość prawną.
Obowiązki wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych obejmują m.in. sporządzenie i wysłanie deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
VAT
Jeżeli spółka z o.o. jest czynnym podatnikiem VAT, to co miesiąc ma obowiązek opłacić podatek należny oraz przesłać plik JPK_V7.
Termin płatności VAT jest do 25. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych
Spółek z o.o. dotyczą również terminy rozliczeń CIT. Co miesiąc należy wyliczyć i opłacić zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego.
Termin opłacania zaliczek CIT jest do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Coroczne terminy w spółce z o.o.
Roczne terminy w spółce z o.o. są związane z rozliczeniem roku obrotowego i działalności spółki.
Zgromadzenie wspólników
Jednym z ważniejszych wydarzeń jest zgromadzenie wspólników. Podczas niego kluczowe jest podjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i o podziale zysku lub pokryciu straty.
Dotrzymywanie corocznych terminów jest istotne zarówno ze względu na obowiązki względem urzędów, jak i na przejrzystość w prowadzeniu działalności spółki.
Zarząd spółki z o.o. powinien zwołać zgromadzenie wspólników w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
U większości spółek koniec roku obrotowego przypada na koniec roku kalendarzowego. W takiej sytuacji zgromadzenie powinno odbyć się do 30 czerwca.
Jakie są terminy składania sprawozdań finansowych?
Kolejną istotną kwestią jest termin złożenia sprawozdania finansowego do KRS do 15 dni od daty zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników.
Po pierwsze samo przygotowanie sprawozdania za rok obrotowy działalności firmy ma ustalony z góry czas. Termin sporządzenia sprawozdania finansowego wynosi 3 miesiące od końca roku obrotowego. Gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, to dokładna data przypada na 31 marca.
Natomiast termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego wynosi 6 miesięcy od dnia bilansowego. Gdy ten przypada na 31 grudnia, to sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy powinno być zatwierdzone do 30 czerwca.
Podatek dochodowy od osób fizycznych i prawnych
Kiedy spółka z o.o. rozlicza podatek CIT, ważne jest, żeby pamiętać o terminie rocznego zeznania CIT.
Termin złożenia deklaracji CIT-8 jest ustalony na 31 marca za poprzedni rok obrotowy.
Kiedy spółka zatrudnia pracowników, dotyczy jej również złożenie deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.
Pracodawca jako płatnik podatku przesyła do urzędu skarbowego deklaracje zbiorcze PIT-4 i indywidualne PIT-11 do 31 stycznia za poprzedni rok podatkowy.
Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta
W niektórych przypadkach po potwierdzeniu sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników niezbędne jest dodatkowo badanie przez biegłego rewidenta.
Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta dotyczy spółek, które spełniają co najmniej 2 poniższe warunki:
- Przychody netto spółki przekraczają 5 mln euro.
- Suma aktywów firmy za poprzedni rok przekracza 2,5 mln euro.
- Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wynosi co najmniej 50 osób.
Sprawozdanie finansowe powinno być zbadane przez biegłego rewidenta w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.
Dodatkowe obowiązki sprawozdawcze i rejestracyjne
Comiesięczne i coroczne terminy sprawozdań i deklaracji to nie wszystkie obowiązki, jakie terminowo muszą wypełniać organy spółki z o.o. Inne zobowiązania są powiązane np. ze zmianami wewnątrz firmy.
Zmiana danych w KRS
Szczególnie istotne są zmiany danych rejestrowych spółki, które należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego.
Termin na złożenie wniosku o wpis zmiany umowy spółki do KRS to 7 dni od zdarzenia. Zgodnie z przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wniosek złożysz elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (jeżeli umowę spółki zawarto u notariusza).
Wniosek może dotyczyć np. zmiany:
- adresu siedziby,
- składu osobowego zarządu,
- przedmiotu działalności (kodów PKD).
Pamiętaj o dołączeniu niezbędnych dokumentów np. uchwały wspólników w sprawie zmiany siedziby.
Obowiązki składania raportów i sprawozdań
Spółki z o.o. mogą być zobligowane do składania innych raportów i sprawozdań. Przykładami dodatkowych corocznych dokumentów są:
- sprawozdanie o zrealizowanych inwestycjach składane do Głównego Urzędu Statystycznego (dotyczy określonych firm wylosowanych przez GUS),
- informacja VAT-UE w przypadku czynnych podatników VAT dokonujących transakcji wewnątrzwspólnotowych,
- deklaracja PIT-8AR o zryczałtowanym podatku dochodowym,
- deklaracja PIT-8C o dochodach z kapitałów pieniężnych,
- raport o transakcjach wewnątrzgrupowych (TP-R) dla spółek będących częścią grupy kapitałowej,
- informacja o cenach transferowych (TPR) dotyczy transakcji zawieranych z firmami z rajów podatkowych.
Kary za niedotrzymanie terminów w spółce z o.o.
Niedotrzymanie terminów ustawowych może wiązać się z nałożeniem sankcji na zarząd spółki.
Za brak złożenia sprawozdania finansowego grozi m.in.:
- grzywna nałożona na kierownika jednostki od 10 do 720 stawek dziennych,
- kara ograniczenia wolności od miesiąca do 2 lat (nałożona na członka zarządu),
- ustanowienie kuratora,
- rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS.
Wykroczenia skarbowe dotyczą braku złożenia w terminie deklaracji lub opłacenia podatków i zaliczek. Wówczas naliczana jest grzywna, która minimalnie w 2025 roku wynosi 466,60 zł. Maksymalna grzywna to wysokość 93 320 zł.
Grzywna może zostać nałożona również w sytuacji, gdy nie zostanie zwołane zwyczajne zgromadzenie wspólników. Sąd rejestrowy może nałożyć karę w wysokości nawet 20 tys. zł zgodnie z art. 594 § 1 pkt 3 kodeksu spółek handlowych.
Jak zorganizować kalendarz terminów w spółce?
Aby uniknąć kar i niepotrzebnego stresu, potrzebne jest prowadzenie kalendarza z najważniejszymi terminami. W pierwszym kroku spisz wszystkie obowiązki miesięczne, kwartalne i roczne. Dobrze jest podzielić je na kategorie np. podatki, sprawozdanie finansowe itd. Coraz częściej o terminach płatności poszczególnych podatków przypominają systemy bankowości elektronicznej.
Najlepszą jednak receptą na terminowe realizowanie obowiązków wobec urzędów związanych z prowadzeniem spółki jest współpraca z nowoczesną księgowością online.
W naszym biurze rachunkowym WeTax o comiesięcznych zobowiązaniach podatkowych, ich kwotach i terminach płatności automatycznie poinformuje Cię mailem SMSem nasz system obsługi klienta – eSZOK.
Dodatkowo, w przypadku niestandardowych zobowiązań szczegóły na ich temat terminowo przekaże Ci opiekująca się Tobą księgowa lub kadrowa.
Zobacz również:
Formy zatrudnienia wspólników i pracowników w spółce z o.o.
Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku – dlaczego warto, na co zwrócić uwagę?