Rejestracja VAT krok po kroku – kto ma obowiązek, kto jest zwolniony

Podatek VAT dotyczy każdego podmiotu, przez co jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Ewidencja VAT może wydawać się skomplikowana, ale nie musi taka być. W tym artykule przedstawimy, jak zarejestrować się do VAT, kiedy rejestracja jest obowiązkowa, a także jakie są wady i zalety podatnika VAT czynnego.

Kiedy rejestracja do VAT jest obowiązkowa?

Obowiązek rejestracji do VAT (tzw. podatnik VAT czynny) mają osoby fizyczne i osoby prawne, których działalność gospodarcza spełnia następujące warunki:

1. Dokonują czynności, które zostały wymienione w art. 5 Ustawy o podatku od towarów i usług, a dokładnie:

• dokonują odpłatnej dostawy towarów,
• świadczą odpłatne usługi na terytorium kraju,
• eksportują towary,
• importują towary na terytorium kraju,
• dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju,
• dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

2. Dokonują dostaw wymienionych w art. 113 ust. 13 Ustawy o podatku od towarów i usług:

• towarów wymienionych w załączniku nr 12 do Ustawy o VAT, do których należą między innymi metale szlachetne takie jak złoto, srebro, platyna, a także monety, wyroby jubilerskie, noże, widelce, łyżki i zbiory muzealne,
• towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym,
• budynków, budowli lub ich części, terenów budowlanych,
• nowych środków transportu,
• następujących towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie: preparatów kosmetycznych i toaletowych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, urządzeń elektrycznych, maszyn i urządzeń, gdzie indziej niesklasyfikowanych,
• hurtowych i detalicznych części i akcesoriów do pojazdów samochodowych i motocykli.

3. Świadczą usługi wymienione w art. 113 ust. 13 Ustawy o podatku od towarów i usług:

• prawnicze,
• w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
• jubilerskie,
• ściągania długów, w tym faktoringu.

4. Firmy, które nie mają siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski.

5. Przekroczyły limit sprzedaży uprawniający do zwolnienia, opisany szczegółowo poniżej.

W odniesieniu do opisanych powyżej warunków, określających kiedy powstaje obowiązek rejestracji VAT, podatnikiem, który może skorzystać ze zwolnienia z rejestracji do VAT (tzw. podatnik VAT zwolniony) jest firma, której:

1. Rodzaj wykonywanej działalności nie został wykluczony w ustawie.

2. Limit sprzedaży w zeszłym roku podatkowym nie przewyższył 200 000 złotych.

Warto natomiast zwrócić uwagę, że jeśli firma jest nowa i funkcjonuje jedynie przez część roku – limit obliczany jest proporcjonalnie.

Posłużmy się przykładem przedsiębiorcy, który rozpoczął działalność 7 lipca 2024 roku. W jego przypadku do końca roku kalendarzowego pozostało 178 dni, zatem limit zwolnienia w 2024 roku wyniesie:

200 000 złotych x 178 dni / 366 dni (tyle dni ma rok 2024) = 97 267,76 złotych

W przypadku przekroczenia tego limitu przedsiębiorca będzie musiał stać się czynnym podatnikiem VAT tuż po jego przekroczeniu, czyli jeszcze w roku 2024. Co więcej do VAT trzeba być zarejestrowanym już w momencie wystawienia faktury, w którym następuje przekroczenie limitu. Innymi słowy – faktura, którą przedsiębiorca przekracza limit musi już zawierać podatek VAT.

Taki przedsiębiorca nie będzie mógł też korzystać ze zwolnienia w kolejnym roku kalendarzowym, czyli zgodnie z naszym przykładem – w roku 2025. Dopiero jeśli w roku 2025 jego sprzedaż nie przekroczy kwoty 200 000 złotych netto, przedsiębiorca będzie mógł wrócić do zwolnienia w roku 2026. Co ciekawe powrót do zwolnienia z podatku VAT nie musi nastąpić od 1 stycznia – zmiany można dokonać także w jego trakcie.

3. Działalność dotyczy usług i towarów, które zostały wskazane w art. 43 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług. Są to między innymi:

• usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe,
• usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, a także dostawa towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związanych,
• świadczenie usług medycznych przez lekarzy, dentystów, pielęgniarki, położne, psychologów i osoby wykonujące inne zawody medyczne,
• usługi świadczone przez jednostki objęte systemem oświaty, uczelnie, jednostki naukowe Polskiej Akademii Nauk oraz instytuty badawcze, w zakresie kształcenia, a także dostawa towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związanych,
• usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym, świadczone przez nauczycieli,
• usługi nauczania języków obcych oraz dostawa towarów, a także świadczenie usług ściśle z tymi usługami związanych,
• usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego,
• usługi ściśle związane ze sportem lub wychowaniem fizycznym świadczone przez kluby sportowe, związki sportowe oraz związki stowarzyszeń i innych osób prawnych, których celem statutowym jest działalność na rzecz rozwoju i upowszechniania sportu,
• dostawa produktów rolnych dokonywaną przez rolnika ryczałtowego oraz świadczenie usług rolniczych przez rolnika ryczałtowego,
• dostawa ludzkich organów i mleka kobiecego,
• dostawa krwi, osocza w pełnym składzie, komórek krwi lub preparatów krwiopochodnych pochodzenia ludzkiego, niebędących lekami,
• dostawa budynków, budowli lub ich części, z wyjątkiem gdy dostawa jest dokonywana w ramach pierwszego zasiedlenia lub przed nim lub pomiędzy pierwszym zasiedleniem a dostawą budynku, budowli lub ich części upłynął okres krótszy niż 2 lata,
• usługi zarządzania funduszami inwestycyjnymi, alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, ubezpieczeniowymi funduszami kapitałowymi, ubezpieczeniowymi funduszami kapitałowymi, pracowniczymi funduszami kapitałowymi i innymi funduszami szczegółowo opisanymi w ustawie,
• usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne i usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług,
• usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych i usługi pośrednictwa w świadczeniu tych usług,
• działalność w zakresie gier hazardowych podlegającą przepisom o grach hazardowych,
• usługi transportu sanitarnego, pomocy społecznej oraz usługi opieki nad osobami niepełnosprawnymi, przewlekle chorymi lub osobami w podeszłym wieku,
• usługi zakwaterowania w bursach i internatach, domach studenckich,
• usługi oraz dostawa towarów ściśle z tymi usługami związaną, realizowane przez kościoły i związki wyznaniowe, organizacje powołane do realizacji celów o charakterze politycznym, związkowym, patriotycznym, filozoficznym, filantropijnym lub obywatelskim,
• usługi związane z realizacją zadań radiofonii i telewizji świadczone przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji.

Nawet jeżeli możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT, to i tak możesz zdecydować się na rejestrację jako czynny podatnik VAT, np. w sytuacji gdy masz dużą nadwyżkę kosztów nad przychodami i chciałbyś korzystać ze zwrotów podatku VAT.

Jak zarejestrować się do VAT?

Rejestrację na potrzeby VAT zrealizujesz w Urzędzie Skarbowym:

• zgodnym dla Twojego miejsca zamieszkania, jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą (JDG),
• właściwym dla adresu siedziby osób prawnych (np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, stowarzyszeń i fundacji) i jednostek nieposiadających osobowości prawnej (np. spółek jawnych, spółek partnerskich, spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych, wspólnot mieszkaniowych i jednostek budżetowych),
• zgodnym dla miejsca prowadzenia działalności, kiedy podmiot nie ma siedziby w Polsce.

W przypadku, w którym Twoja firma nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, to złóż zgłoszenie do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Gdy przychód Twojej firmy wynosi minimum 3 miliony euro, to zarejestrować się jako podatnik VAT możesz w wyspecjalizowanym urzędzie skarbowym o zasięgu wojewódzkim.

W przypadku przedsiębiorstw, których przychód przekracza 50 milionów euro, to rejestrują się one w I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie.

Złóż formularz VAT-R w Urzędzie Skarbowym

Aby Urząd Skarbowy zarejestrował Cię jako podatnika VAT, niezbędne jest złożenie formularza VAT-R. Oznaczasz na nim, czy rejestrujesz się jako podatnik czynny, czy zwolniony. Podatnik zwolniony nie musi składać zeznania.

Masz kilka opcji przekazania dokumentu do urzędu:

• osobiście,
• listownie,
• elektronicznie na Portalu Podatkowym albo poprzez wpis lub zmianę wpisu w CEIDG na stronie biznes.gov.pl w przypadku JDG.

W przypadku wpisu CEIDG formularz VAT-R podpiszesz podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Natomiast na Portalu Podatkowym akceptowany jest wyłącznie podpis kwalifikowany.

Przy wypełnianiu formularza VAT-R, zwróć szczególną uwagę na:

• możliwość korzystania z metody kasowej,
• deklaracje kwartalne,
• dokonanie rejestracji jako podatnik VAT UE.

Terminy rejestracji jako podatnik VAT

Ustawa w art. 96 określa terminy rejestracji do VAT.

1. Rejestracji należy dokonać przed dniem wykonania pierwszej sprzedaży towaru lub wykonania usługi opodatkowanej VAT.
2. Jeżeli tracisz prawo do zwolnienia w związku z przekroczeniem limitu, to wniosek musisz złożyć przed dniem, w którym to prawo utracisz.
3. Jeżeli obecnie jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, a chcesz dobrowolnie go rozliczać, to złóż wniosek przed początkiem miesiąca, w którym chcesz zacząć rozliczać podatek VAT.

Czy można dokonać rejestracji do VAT z datą wsteczną?

Możesz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT z datą wsteczną, jeśli zachowywałeś się jak podatnik VAT czynny, a z jakiejś przyczyny nie złożyłeś deklaracji. Na przykład, pomimo niezłożenia formularza VAT-R, od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej prowadziłeś ewidencję VAT, naliczałeś i odprowadzałeś podatek.

Miej jednak świadomość, że każda taka sprawa rozpatrywana jest indywidualnie i urząd może kwestionować Twoje prawo do odliczeń podatku ze względu na brak terminowej rejestracji. Najlepszym rozwiązaniem jest złożenie formularza rejestracyjnego do VAT przed dokonaniem pierwszych czynności podlegających opodatkowaniu.

Ile trzeba czekać na rejestrację do VAT?

Nie ma wskazanej konkretnej daty rejestracji do VAT. Według strony biznes.gov.pl sprawa powinna zostać załatwiona od razu. Jedynie dane budzące wątpliwości urzędnika mogą wydłużyć czas rejestracji. Istotne jest to, żeby złożyć zgłoszenie do Urzędu Skarbowego przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu.

Jak natomiast wygląda sprawa rejestracji do VAT w praktyce? Jeśli przykładowo składamy formularz VAT-R w dniu 23 marca z informacją, że pierwsze czynności podlegające opodatkowaniu chcemy zacząć wykonywać od 25 marca (np. przyjąć i zaksięgować wystawioną z dniem 25 marca fakturę kosztową od kontrahenta), to nawet jeśli Urząd Skarbowy będzie rozpatrywał sprawę kilka tygodni, to jeśli finalnie rozpatrzy ją pozytywnie, to datą, od której możemy uznawać się za podatnika VAT czynnego, będzie 25 marca.

Ile kosztuje rejestracja VAT?

Zgłoszenie rejestracyjne o wpisanie do rejestru VAT jest bezpłatne. Natomiast są opcjonalne opłaty za:

• wydanie potwierdzenia rejestracji do VAT – 170 złotych,
• zarejestrowanie przez pełnomocnika – 17 złotych. Przy czym pełnomocnictwo dla najbliższej rodziny (czyli dla małżonka, dzieci, rodzeństwa, rodziców, dziadków i wnuków) jest darmowe.

Opłatę skarbową wpłacisz na konto urzędu miasta lub gminy właściwego dla siedziby Urzędu Skarbowego, w którym składasz deklarację.

Rejestracja do VAT a obowiązek posiadania tytułu prawnego do lokalu

Rejestracja do VAT wymaga przedstawienia tytułu prawnego do lokalu, w którym jest prowadzona działalność gospodarcza. Dokumentami, które potwierdzą prawo do lokalu, mogą być umowy:

• najmu,
• dzierżawy,
• użyczenia,
• z wirtualnym biurem,
• lub akt notarialny.

W przypadku spółek rejestrujących się do VAT w formularzu VAT-R można jako adres siedziby podać adres wskazany przy rejestracji spółki w KRS. Warto jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do KRS, Urząd Skarbowy będzie bardzo skrupulatnie weryfikował, czy rzeczywiście posiadamy do wskazanego adresu tytuł prawny i będzie żądał przedstawienia jednego powyższych dokumentów. W przypadku, w którym przedłożymy umowę z wirtualnym biurem, urząd sprawdzi, czy zapewnia ono odpowiednią przestrzeń, w której mogą odbywać się spotkania zarządu, zapadać istotne decyzje dotyczące spółki czy być przeprowadzane kontrole urzędowe. Jako Biuro Rachunkowe WeTax współpracujemy z kilkoma wirtualnymi biurami, które spełniają stawiane przez prawo i urzędy kryteria:

• Wirtualne Biuro Warszawa Złota 75A
• Wirtualne Biuro Łódź Tuwima 48
• Wirtualne Biuro Białystok Warszawska 6

Przy rejestracji do VAT jednoosobowych działalności gospodarczych w formularzu VAT-R konieczne jest podanie adresu zamieszkania właściciela – nie będzie on jednak przez Urząd Skarbowy nigdzie upubliczniany. Głównym, wymaganym przez Urząd Skarbowy adresem, który przedsiębiorca powinien wskazać w CEIDG, jest adres do doręczeń. Takim adresem może być też wirtualne biuro, z którym przedsiębiorca zawarł stosowną umowę. Warto dodać, że wbrew panującej powszechnie opinii, nie ma obowiązku wskazywania w CEIDG stałego adresu wykonywania działalności, w szczególności gdy takiego miejsca faktycznie nie da się za bardzo określić. Taka sytuacja ma zazwyczaj miejsce w przypadku wolnych zawodów, tj. architekt, programista czy grafik.

Duże znaczenie rzeczywistego miejsca prowadzenia działalności przy rejestracji do VAT

Niezależnie od tego, czy mowa o spółce czy o jednoosobowej działalności gospodarczej, w przypadku prowadzenia działalności o charakterze, która niewątpliwie potrzebuje stałego miejsca, Urząd Skarbowy może wezwać przedsiębiorcę do wskazania dodatkowych adresów, rzeczywistych adresów jej wykonywania.

Przykładowo, gdy ktoś prowadzi firmę transportową, to powinien wskazać adres i tytuł prawny do placu, na którym parkuje ciężarówki i robi załadunki lub budynku, w którym przechowuje towar. Podobnie w przypadku sklepu internetowego handlującego fizycznymi towarami przedsiębiorca powinien wskazać, gdzie znajduje się magazyn, w którym przechowywane i pakowane są przesyłki.

Próba uniknięcia wskazania takiego adresu dla tych rodzajów działalności, które ewidentnie go potrzebują, niepotrzebnie wydłuży proces rejestracji do VAT. Urząd Skarbowy będzie wysyłał kolejne wezwania do wyjaśnień i nie zadowoli się wymijającymi odpowiedziami. W dzisiejszych, cyfrowych czasach Urzędy Skarbowe mają nie lada orzech do zgryzienia. Z jednej strony starają się być otwarte w stosunku do nowoczesnych biznesów, które nie wymagają fizycznego biura do ich prowadzenia. Z drugiej zaś strony muszą dążyć do tego, żeby to co mają w dokumentach odzwierciedlało stan faktyczny. Wszak w przypadku ewentualnych oszustw, wykroczeń i przestępstw podatkowych muszą wiedzieć, gdzie fizycznie szukać winnych.

Kto może kwartalnie rozliczać VAT?

Możesz zdecydować się na kwartalne rozliczanie podatku VAT, jeżeli jesteś:

• małym podatnikiem, którego sprzedaż nie przekroczyła 2 miliony euro,
• podatnikiem estońskiego CIT (czyli opodatkowanych ryczałtem od dochodów spółek),
• podatnikiem VAT, który w pierwszym roku działalności składał miesięczne rozliczenia.

Przedsiębiorca traci możliwość kwartalnego rozliczenia VAT, jeżeli:

• nie zapewnił możliwości zapłaty bezgotówkowej,
• w danym kwartale lub w czterech poprzednich kwartałach wartość dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 15 ustawy nie przekroczyła 50 000 złotych w żadnym miesiącu.

Jak sprawdzić, czy ktoś jest zarejestrowany do VAT?

Informację o tym, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT, sprawdzisz na stronie podatki.gov.pl. Znajdziesz tam wykaz podmiotów zarówno zarejestrowanych jako podatnicy VAT, jak i niezarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Podatników możesz wyszukiwać po:

• nazwie,
• numerze konta,
• numerze NIP,

numerze REGON.

Prowadzenie ewidencji dla celów VAT wcale nie musi być trudne, jeżeli skorzystasz z księgowości online w WeTax. Jako księgowi z ponad 20-letnim doświadczeniem odciążymy Cię w obowiązkach podatnika VAT, a Ty skupisz się na korzyściach, jakie może przynieść Ci odliczanie podatku VAT.

Wady i zalety czynnego podatnika VAT

Jeżeli chcesz założyć firmę i zastanawiasz się, czy warto zostać podatnikiem VAT, to zapoznaj się z korzyściami dla podatników oraz ich obowiązkami.

Zalety czynnego podatnika VAT:

1. Możesz odliczyć podatek VAT naliczony od kupionych towarów i usług. Pozwala to obniżyć koszty prowadzonej działalności.
2. Twoi kontrahenci mogą odliczyć podatek z wystawionych przez Ciebie faktur VAT.
3. Możesz uzyskać zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.
4. Możesz odliczyć VAT przy korzystaniu z samochodu osobowego.

Wady rejestracji do VAT:

1. Konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów – rejestru VAT.
2. Konieczność comiesięcznego / kwartalnego składania deklaracji podatkowej, podsumowania i Jednolitego Pliku Kontrolnego.
3. Wyższe ceny dla Twoich klientów, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT i tym samym nie mogą odliczyć naliczonego im przez Ciebie podatku VAT.
4. Konieczność dotrzymywania terminów składania deklaracji i opłacania podatku (do 25. dnia każdego miesiąca lub 25. dnia miesiąca rozpoczynającego kwartał w przypadku rozliczeń kwartalnych).
5. Urząd Skarbowy może wszcząć kontrolę w celu weryfikacji rozliczeń.

Polecamy skorzystać z naszej księgowości online, dzięki której zyskujesz dostęp do wyspecjalizowanych księgowych. W ten sposób prowadzenie placówki stanie się prostsze. Możesz liczyć na wsparcie zespołu WeTax i nie martwić się szkoleniami własnych pracowników z zakresu rachunkowości.

Zobacz również:
Na czym polega CIT estoński i komu się opłaca?
Księgowość dla sklepów internetowych i e-commerce