Zastanawiasz się, jakie formy zatrudnienia w spółce będą odpowiednie dla Twoich wspólników i pracowników? W tym artykule poznasz rodzaje umów, ich zalety, wady, formalności i kwestie dotyczące podatków. To praktyczny przewodnik dla właścicieli i zarządzających spółkami z o.o., którzy chcą świadomie optymalizować zatrudnienie w firmie.
Dlaczego wybór formy zatrudnienia jest ważny?
Przy powadzeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możliwe są różne formy zatrudnienia. Jeden rodzaj umowy będzie korzystniejszy dla wspólnika, a inny dla pracownika firmy.
Co więcej, trzeba mieć na uwadze, że nieprzestrzeganie przepisów Kodeksu pracy lub Kodeksu cywilnego mogą prowadzić do:
- sporu sądowego z pracownikiem lub zleceniobiorcą,
- konieczności uregulowania zaległych składek na ubezpieczenia w przypadku wyboru niewłaściwej formy zatrudnienia,
- zakwestionowania stosunku pracy przez ZUS lub PIP (Państwową Inspekcję Pracy).
Rodzaj zawartej umowy z wpływa na wysokość kosztów spółki z o.o. Przykładowo umowa o pracę generuje najwyższe koszty dla pracodawcy, ponieważ opłaca on pełen ZUS. Natomiast umowy cywilnoprawne mogą być tańsze, szczególnie w przypadku umowy o dzieło.
Wspólnik spółki z o.o. może pełnić różne role zawodowe. Może w tym samym okresie zarówno pracować dla kogoś, jak i być właścicielem biznesu. W kontekście zatrudnienia ważne jest rozróżnienie pracownika od wspólnika.
Obowiązki tych dwóch ról są różne ze względu na podstawę relacji. Pracownik wykonuje zadania zgodnie z poleceniami przełożonego. Natomiast wspólnik sam może określić, za jakie zadania będzie odpowiedzialny w spółce, np. za marketing, sprzedaż, budowanie wizerunku firmy, zarządzanie zespołem, finanse czy sprawy administracyjne.
To z kolei wpływa na odpowiedzialność. Pracownik odpowiada wyłącznie za wykonywaną pracę, podczas gdy wspólnik pełniący jednocześnie funkcję w zarządzie odpowiada także za zobowiązania spółki. Wspólnik nie pełniący funkcji w zarządzie spółki odpowiada za jej zobowiązania wyłącznie do wysokości wniesionego wkładu za posiadane udziały.
Wspólnik może również wybrać, czy za jego pracę na rzecz spółki przysługuje wynagrodzenie, czy nie. Wspólnik może np. nie otrzymać dywidendy z posiadanych udziałów, jeśli spółka nie wypracowała zysku koniecznego do jej wypłaty. Pracownikowi na bazie skutecznie podpisanej umowy zatrudnienia, wynagrodzenie za wykonaną pracę należy się bez względu na stan finansów spółki, chyba że pracownik dopuścił się rażącego zaniedbania.
Zatrudnienie pracowników w spółce z o.o.
Jako spółka z o.o. możesz zatrudnić pracowników na wiele sposobów. Do wyboru masz umowę o pracę, umowy cywilnoprawne lub współpracę w ramach B2B. Wybór zależy m.in. od zakresu obowiązków, charakteru pracy, kosztów, koniecznych formalności oraz preferencji pracownika.
Umowa o pracę w spółce z o.o. – kiedy warto?
Ta forma zatrudnienia jest najbardziej sformalizowana i regulowana przepisami Kodeksu pracy. Charakteryzuje się tym, że pracownik jest podporządkowany pracodawcy i odpowiada za szkody, które mu wyrządzi. Natomiast pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia wszystkich świadczeń wynikających z przepisów prawa, organizację pracy i bezpieczeństwo.
Zalety:
- stabilność zatrudnienia dla pracowników,
- pełna ochrona pracownika,
- możliwość zbudowania lojalnego zespołu.
Wady:
- wysokie koszty (pełne składki ZUS),
- mniejsza elastyczność niż pozostałe formy współpracy.
Taki rodzaj umowy sprawdzi się w przypadku stanowisk, które wymagają dyspozycyjności i nadzoru. To sposób na zbudowanie długofalowej współpracy.
Formalności, jakich musisz dopełnić przy sporządzaniu umowy, to zgłoszenie jej w ciągu 7 dni do ZUS-u. Wymaga prowadzenia akt osobowych i ewidencji czasu pracy. Co miesiąc konieczne jest rozliczenie deklaracji ZUS i zaliczek na podatek dochodowy (PIT).
W 2025 roku na podatki i składki dla pracodawcy w przypadku wynagrodzenia minimalnego w wysokości 4 666 zł brutto składają się:
- zaliczka na podatek dochodowy wg skali to 12% lub 32% w zależności od dochodów,
- koszty uzyskania dochodu 20% lub 50% (w przypadku twórców),
- ubezpieczenie emerytalne 9,76% – 455,40 zł,
- ubezpieczenie rentowe 6,5% – 303,29 zł,
- ubezpieczenie wypadkowe 1,67% – 77,92 zł,
- Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45% – 114,32 zł,
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,10% – 4,67 zł,
- podstawowa wpłata na PPK 1,5% – 69,99 zł.
Podsumowując, całkowity koszt zatrudnienia pracownika w 2025 roku na umowę o pracę z wynagrodzeniem minimalnym 4 666 zł brutto wynosi dla pracodawcy 5 691,59 zł.
A jak wyglądają koszty zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w 2025 roku dla kwoty wynagrodzenia 7 000 zł brutto?
- Pełny koszt pracodawcy: 8 538,60 zł.
- Wynagrodzenie netto („na rękę”): 4 949,67 zł.
- Wysokość obciążenia podatkowego: około 40%.
Umowa zlecenie
Jest regulowana przepisami Kodeksu cywilnego. Umowa podpisywana ze zleceniodawcą określa rodzaj czynności do wykonania. Jednak bez podania ustalonych godzin pracy i typowego dla etatu podporządkowania. Zleceniobiorca odpowiada za wyrządzone szkody. Natomiast zleceniodawca nie odpowiada za organizację pracy.
Zalety:
- elastyczna forma zatrudnienia dla obu stron,
- studenci do 26. roku życia nie opłacają ZUS i PIT,
- możliwość wynagrodzenia za rzeczywiście przepracowane godziny,
- mniejsza ilość formalności.
Wady:
- mniejsza ochrona pracownika,
- w przypadku pełnych składek ZUS koszt zatrudnienia jest zbliżony do umowy o pracę.
Umowę zlecenie warto zawrzeć ze studentami, freelancerami, czy osobami, które chcą dorobić i inny pracodawca odprowadza im składki. Dlatego nadaje się w przypadku prac tymczasowych i pomocniczych.
Formalności, jakich należy dopełnić to sporządzenie umowy, zgłoszenie jej do ZUS-u i comiesięczne rozliczenia składek ZUS i PIT.
Jeżeli zleceniobiorca nie pracuje w innym miejscu, to wysokość składek na ubezpieczenia ZUS jest taka sama, jak w przypadku etatu. Podobnie jest z wysokością zaliczki na PIT i kosztów uzyskania przychodu, które pomniejszają podstawę opodatkowania.
Umowa o dzieło
Ta umowa jest przeznaczona dla zadań z konkretnym rezultatem. Może to być wykonanie raportu, stworzenie grafiki, czy napisanie tekstu. Nie ma w tym przypadku wyznaczonych godzin pracy ani podporządkowania.
Ważny jest efekt, za który odpowiada wykonawca i należy mu się zapłata. Natomiast zlecający ma obowiązek współpracować i odebrać ukończone dzieło. Jednak może zażądać poprawek lub odmówić zapłaty, jeżeli dzieło nie spełnia jego wymagań.
Zalety:
- brak składek ZUS,
- proste rozliczenie na podstawie rezultatu,
- w przypadku przeniesienia praw autorskich można zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu.
Wady:
- brak świadczeń socjalnych,
- brak ochrony pracownika,
- ograniczona możliwość stosowania (możliwość zakwestionowania przez ZUS).
Ten rodzaj umowy sprawdzi się w przypadku jednorazowych zleceń twórczych, gdzie są przenoszone prawa autorskie np. przy rozliczeniach projektów z freelancerami.
Aby dopełnić formalności, potrzebna jest umowa pisemna, w której określone będą szczegóły przeniesienia praw własności. Potrzebne jest również sporządzenie i wysłanie do urzędu skarbowego PIT-11 do końca stycznia roku następującego po wykonaniu dzieła.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa, że autorzy i twórcy mogą zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to każdego rodzaju umowy. Ważne, żeby w niej o wykonaniu utworu, czy dzieła podlegającego ochronie na mocy ustawy o prawie autorskim.
A jak wyglądają koszty zatrudnienia pracownika na umowę o dzieło w 2025 roku dla kwoty wynagrodzenia 7 000 zł brutto przy zastosowaniu 50% kosztów uzyskania przychodu?
- Pełny koszt pracodawcy: 7 000 zł.
- Wynagrodzenie netto („na rękę”): 6 580 zł.
- Wysokość obciążenia podatkowego: około 6%.
Własna działalność gospodarcza (B2B) w spółce z o.o.
Inna opcja to podpisanie kontraktu B2B z osobą, która prowadzi działalność gospodarczą. Wówczas praca jest wykonywana na zasadzie świadczenia usług. Wykonawca jest odpowiedzialny za efekty i organizację swojej pracy. Spółka nie ma obowiązku zapewnienia miejsca ani narzędzi do pracy.
Zalety:
- brak odprowadzania składek ZUS i zaliczek PIT przez pracodawcę,
- rozliczenie na podstawie faktury,
- duża elastyczność.
Wady:
- brak praw pracowniczych,
- ryzyko zakwestionowania umowy przez ZUS.
Kiedy spółce zależy na obniżeniu kosztów, to warto podjąć współpracę ze specjalistami w formie kontraktu B2B. Sprawdzą się tutaj eksperci, którzy charakteryzują się dużą samodzielnością np. programiści.
Niezbędne jest podpisanie umowy współpracy lub o świadczenie usług. Nie trzeba takiej umowy zgłaszać do ZUS-u. Dochodzi jedynie kwestia rozliczania podatku VAT, jeżeli wykonawca jest VATowcem.
Pracownik ma większe obciążenie, ponieważ sam opłaca składki i zaliczki na podatek. PIT może rozliczać w skali podatkowej (12% lub 32%), liniowo 19% albo na ryczałcie 2-17% (zależnie od rodzaju usługi). Co więcej, wykonawca przy zakładaniu działalności może skorzystać z preferencyjnego ZUS-u przez 24 miesiące.
| Cecha | Umowa o pracę | Umowa zlecenie | Umowa o dzieło | B2B |
|---|---|---|---|---|
| Przepisy prawne | Kodeks pracy | Kodeks cywilny | Kodeks cywilny | Ustawa o działalności gospodarczej |
| ZUS pracodawcy | Tak | Tak / nie | Nie | Nie |
| Koszty dla spółki | Wysoki | Wysoki / średni | Niski | Niski |
| Formalności | Dużo | Średnio | Mało | Mało |
| Ochrona pracownika | Pełna | Ograniczona | Brak | Brak |
| Zastosowanie | Stałe stanowiska | Prace dorywcze | Jednorazowe zlecenia lub dzieła | Specjalistyczne usługi |
Zatrudnienie wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Wspólnik tak naprawdę może być zatrudniony w spółce na podstawie takich samych umów, jak pracownik z zewnątrz firmy. Ich charakterystyka nie różni się od tego, co przedstawiliśmy w sekcji dotyczącej pracownika.
Warto jedna pamiętać, że zatrudnienie wspólnika na podstawie tych umów może rodzić dodatkowe ryzyka np. gdy wspólnik jest jedynym członkiem zarządu. W takiej sytuacji może dojść do podważenia umowy.
Wypłata wynagrodzenia z tytułu pełnionych funkcji
Wspólnik może otrzymywać wynagrodzenie nie za wykonywaną pracę, a z tytułu pełnionych funkcji w spółce. Najczęściej możemy spotkać się z dwoma sytuacjami:
Wynagrodzenie z tytułu powołania członka zarządu
W tym przypadku wynagrodzenie dla wspólnika jest ustalane i wypłacane na podstawie uchwały wspólników. Określa ona warunki wypłaty, jej częstotliwość i wysokość.
Wymaga to zwołania zgromadzenia, jednak nie trzeba już sporządzać umowy cywilnoprawnej. Wystarczy umowa o powołaniu. Przy czym dotyczy tylko tych wspólników, którzy są członkami zarządu.
Wówczas powołany wspólnik ma opłacane składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% bez składek na ubezpieczenia społeczne. Zaliczki na podatek dochodowy są odprowadzane według skali podatkowej.
Na tej samej zasadzie wynagrodzenie z tytułu powołania może otrzymywać prokurent spółki z o.o., jeżeli został powołany.
Wynagrodzenie z tytułu art. 176 Kodeksu spółek handlowych
Art. 176 KSH określa, że w umowie spółki można zawrzeć informacje o wynagrodzeniu dla wspólnika za świadczenie powtarzających niepieniężnych świadczeń się na rzecz spółki. Przy czym rodzaj i zakres tych świadczeń muszą być określone w umowie spółki.
Przykłady świadczeń niepieniężnych:
- sporządzenie analizy lub raportu,
- przeprowadzenie audytu,
- pozyskanie finansowania dla spółki,
- pozyskanie kluczowego partnera biznesowego.
Wynagrodzenie wypłacane z art. 176 KSH jest opodatkowane jako przychód z innych źródeł. Oznacza to, że podlega opodatkowaniu według skali podatkowej. Wynagrodzenie jest wypłacane w kwocie brutto, a wspólnik opłaca podatek w rozliczeniu rocznym PIT w kolejnym roku podatkowym.
Mimo to wspólnik wcale nie ma obowiązku pobierania wypłaty za pracę na rzecz spółki. Dotyczy to np. członków zarządu lub rady nadzorczej. Takie działanie jest przewidziane w kodeksie. Co więcej, umowa spółki lub statut mogą nałożyć na wspólnika obowiązek świadczenia usług na rzecz spółki lub wniesienia dopłat do spółki, jako działanie niezbędne do realizacji celu gospodarczego firmy.
Opłacanie składek ZUS dla wspólników
Wysokość i obowiązek opłacania składek ZUS występuję w sytuacji, kiedy wspólnik jest zatrudniony na podstawie umowy lub powołania. Jednak zależy to również od ilości wspólników w spółce. Sam fakt bycia wspólnikiem w spółce wieloosobowej nie wymaga opłacania składek.
W przypadku jednoosobowej spółki z o.o. ZUS traktuje takiego wspólnika jako przedsiębiorcę, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Oznacza to obowiązek opłacania wszystkich składek ZUS.
Ryzyko związane z niewłaściwym wyborem formy zatrudnienia
Istnieje ryzyko zakwestionowania umowy podpisanej z pracownikiem przez ZUS. Może się to zdarzyć w przypadku umów cywilnoprawnych i samozatrudnienia, gdy noszą znamiona stosunku pracy.
W takiej sytuacji ZUS będzie wymagał opłacenia zaległych składek z odsetkami. Natomiast urząd skarbowy może uznać, że wynagrodzenie było błędnie opodatkowane.
Przykładowo, gdy zatrudniasz programistę na B2B, jednak zlecasz mu pracę w wyznaczonych godzinach, bierze udział w spotkaniach i jego praca jest nadzorowana.
Podobnie może być z grafikiem, który rozlicza się ze spółką umową o dzieło. Jednak co miesiąc wykonuje podobną pracę i ma być dostępny w określonych godzinach.
Kluczowe wnioski dla właścicieli i zarządzających spółkami
- Wybór formy zatrudnienia to decyzja, która wpływa wysokość kosztów i relacje z pracownikami. Rodzaj umowy należy dopasować do charakteru współpracy.
- Umowa o pracę daje bezpieczeństwo pracownikom, ale jest kosztowna dla spółki.
- Umowy cywilnoprawne pozwalają ograniczyć koszty i są elastyczne, ale trzeba uważać, żeby nie spełniały warunków umowy o pracę.
- Współpraca B2B może być opłacalna dla obu stron. Jednak ważne, żeby kontrahent pozostał niezależny.
- Wynagrodzenie wspólnika może wynikać z umowy o pracę, cywilnoprawnej lub B2B. Wypłaty w ramach powołania członka zarządu lub z tytułu art. 176 KSH są korzystną alternatywą w kontekście kosztów.
- Nieprawidłowy wybór formy zatrudnienia może skutkować poważnymi konsekwencjami.
W razie wątpliwości warto skonsultować wybór z biurem księgowym lub doradcą podatkowym.
Zobacz również:
Na czym polega CIT estoński i komu się opłaca?
Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku – dlaczego warto, na co zwrócić uwagę?