Zbliżające się uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wiąże się z technicznymi zmianami w sposobie wystawiania i odbierania faktur. Każda firma, niezależnie od swojej wielkości i formy prawnej, będzie musiała zdecydować kto może zarządzać uprawnieniami dostępu do dokumentów firmy, kto w jej imieniu może wystawiać i odbierać faktury, a kto ma jedynie wgląd do danych.
W tym artykule w prosty sposób wyjaśniamy, jak działają uprawnienia w KSeF – czym są uprawnienia właścicielskie, jak je nadać, komu można przekazać dostęp i jakie role można przypisać różnym osobom np. pracownikom firmy lub biurom rachunkowym. To praktyczny przewodnik, przygotowany na podstawie aktualnych wytycznych Ministerstwa Finansów oraz doświadczenia zespołu Biura Rachunkowego WeTax.
Jeśli dopiero zaczynasz zapoznawać się z KSeF, polecamy zacząć od naszego artykułu: KSeF krok po kroku – Przewodnik i harmonogram dla klientów Biura Rachunkowego WeTax. Opisujemy w nim cały proces wdrożenia KSeF w firmie – od przygotowań po uruchomienie systemu.
Czym są uprawnienia właścicielskie do KSeF i jak się je nadaje?
Tzw. „uprawnienia właścicielskie” są najwyższym poziomem uprawnień dostępu do KSeF, dlatego to właśnie od nich zaczynamy ten artykuł.
Dla każdej firmy (każdego numeru NIP) uprawnienia właścicielskie do KSeF może posiadać tylko jedna osoba.
Ta jedna osoba z uprawnieniami właścicielskimi, może potem nadawać uprawnienia dostępu do KSeF kolejnym osobom.
Nadanie uprawnień właścicielskich do KSeF jest pierwszym i najważniejszym krokiem w procesie uruchamiania obsługi KSeF dla swojej firmy.
Nadawanie uprawnień właścicielskich w jednoosobowych działalnościach gospodarczych (JDG)
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych uprawnienia właścicielskie do KSeF zostaną przypisane automatycznie przez sam system dla właściciela danej JDG, o ile posiada on profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Uwaga! Jeśli właściciel JDG nie posiada profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, może nadać uprawnienia właścicielskie dowolnej osobie, która profil zaufany lub podpis kwalifikowany posiada, poprzez złożenie do urzędu skarbowego papierowego formularza ZAW-FA.
Najbardziej praktycznym rozwiązaniem byłoby jednak, aby to sam właściciel JDG posiadał uprawnienia właścicielskie do KSeF dla swojej firmy. Jeśli do tej pory nie założył profilu zaufanego, KSeF jest dobrą okazją i motywacją, aby to zrobić.
Nadawanie uprawnień właścicielskich w spółkach, fundacjach i stowarzyszeniach
Dla spółek, fundacji i stowarzyszeń reprezentacja danego podmiotu (zgodna z KRS) będzie musiała wskazać jedną osobę, która będzie miała uprawnienie właścicielskie do danego podmiotu.
Wskazywana do uprawnień właścicielskich osoba nie musi być właścicielem, ani reprezentantem podmiotu, może to być np. dyrektor, kierownik, dowolny pracownik, a nawet osoba nie związana z firmą (np. zewnętrzny księgowy). Najbardziej praktycznym rozwiązaniem byłoby jednak, aby uprawnienia właścicielskie posiadała osoba związana z firmą w możliwie najdłuższym okresie.
W jaki sposób reprezentacja danej spółki, fundacji lub stowarzyszenia będzie mogła nadać komuś uprawnienia właścicielskie do KSeF?
Opcja 1: Złożenie papierowego formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego
W Biurze Rachunkowym WeTax od 1 listopada 2025 roku będziemy kontaktować się właścicielami i zarządami spółek, fundacji i stowarzyszeń, aby ustalić, kto ma być osobą posiadającą uprawnienia właścicielskie do KSeF dla ich podmiotu oraz przygotować im formularze ZAW-FA.
Takie formularze trzeba będzie następnie wydrukować, podpisać zgodnie z reprezentacją i wysłać do właściwego dla swojego podmiotu urzędu skarbowego. Większość urzędów o tym, że uprawnienia właścicielskie zostały przypisane informuje mailowo na wskazany w formularzu ZAW-FA adres e-mail. Nasze doświadczenie pokazuje, że w zależności od urzędu skarbowego taki proces przypisywania uprawnień właścicielskich do KSeF może zająć od kilku dni do kilku tygodni.
Proces składania ZAW-FA do urzędów skarbowych przez klientów naszego biura chcielibyśmy zakończyć do 31 grudnia 2025 roku.
Opcja 2: Użycie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
Jeśli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, nie musi składać ZAW-FA, by korzystać z KSeF, bo będzie mogła zalogować się do KSeF przy użyciu tej pieczęci. W praktyce w Polsce jeszcze niewiele firm posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, dlatego w Biurze Rachunkowym WeTax skupimy się na nadawaniu uprawnień właścicielskich do KSeF za pomocą składanych do urzędów skarbowych formularzy ZAW-FA.
Uwaga! Jeśli spółka, fundacja lub stowarzyszenie posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, nie wyklucza to możliwości złożenia formularza ZAW-FA i wskazania w nim jednej osoby, która będzie posiadała uprawnienia właścicielskie do KSeF.
ZAW-FA nie unieważnia ani nie ogranicza kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Połączenie obu rozwiązań jest praktyczne: spółka zachowuje niezależny dostęp (pieczęć), a upoważniona osoba może działać w systemie KSeF bez konieczności używania tej pieczęci.
Wykonywanie jakich czynności obejmują uprawnienia właścicielskie do KSeF?
Uprawnienia właścicielskie pozwalają na pełne zarządzanie kontem podatnika w KSeF:
- wystawianie i odbieranie faktur,
- nadawanie i odbieranie uprawnień innym,
- generowanie tokenów i certyfikatów dostępowych,
- zarządzanie strukturą uprawnień (definiowanie, jak cały system uprawnień jest zorganizowany, np. decydowanie o tym, kto może komu nadawać kolejne uprawnienia i jakie to będą uprawnienia).
Najczęściej zadawane pytania dodatkowe dotyczące uprawnień właścicielskich do KSeF
Czy można zmienić osobę, która ma uprawnienia właścicielskie do KSeF?
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że:
- podatnik może złożyć kolejne zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskaże nową osobę uprawnioną,
- wcześniejsze uprawnienia zostaną wtedy automatycznie zastąpione,
- zmiana jest skuteczna od chwili przetworzenia zgłoszenia w KSeF.
Co jeśli osoba posiadająca uprawnienia właścicielskie do KSeF utraci te uprawnienia, a nadała już uprawnienia do KSeF kolejnym osobom?
- wszystkie uprawnienia nadane przez osobę, której cofnięto uprawnienia właścicielskie, automatycznie tracą ważność,
- system KSeF usuwa cały łańcuch uprawnień pochodnych, ponieważ były one nadane w ramach delegacji od tej osoby,
- nowa osoba z uprawnieniami właścicielskimi musi nadać uprawnienia ponownie tym, którzy mają dalej działać w systemie.
Czy formularze ZAW-FA złożone przed 1 listopada 2025 roku będą działały w produkcyjnej wersji systemu od 1 lutego 2026?
Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło, że formularze ZAW-FA złożone zarówno przed jak i po 1 listopada 2025 roku będą działały również w ostatecznej (produkcyjnej) wersji KSeF, która uruchomiona zostanie 1 lutego 2026 roku.
Zatem jeżeli ktoś już złożył formularz ZAW-FA np. kilka miesięcy temu, bo przeczytał gdzieś artykuł, że warto to zrobić, to nie musi już podejmować żadnych działań. Osoba wskazana wtedy w formularzu powinna mieć już nadane uprawnienia do KSeF i będzie się mogła do niego zalogować, gdy system ruszy.
Jakie są kolejne (po uprawnieniach właścicielskich) poziomy uprawnień dostępu do KSeF i jak się je nadaje?
Zgodnie z oficjalną dokumentacją Ministerstwa Finansów, po poziomie uprawnień właścicielskich w systemie KSeF występują trzy niższe kategorie uprawnień. Każda ma inny zakres i zastosowanie. Uprawnienia w KSeF można dowolnie łączyć – jedna osoba lub podmiot może posiadać więcej niż jeden typ uprawnień jednocześnie.
Uprawnienie 1: Zarządzanie uprawnieniami
Zakres:
- nadawanie, odbieranie i przeglądanie uprawnień innym osobom lub podmiotom,
- tworzenie łańcucha pełnomocnictw (np. księgowy nadaje dostęp pracownikowi biura),
- brak możliwości wystawiania czy przeglądania faktur.
Przeznaczenie: właściciele firm, administratorzy techniczni lub kierownicy, którzy nie prowadzą fakturowania, ale zarządzają dostępami.
Uprawnienie 2: Wystawianie faktur
Zakres:
- tworzenie i wysyłanie faktur sprzedażowych w KSeF,
- wystawianie korekt, duplikatów, faktur zaliczkowych,
- dostęp tylko do faktur sprzedażowych,
- brak dostępu do faktur zakupowych i do nadawania dalszych uprawnień.
Przeznaczenie: właściciele firm, osoby operacyjne, sprzedawcy, księgowi.
Uprawnienie 3: Dostęp do faktur
Zakres:
- przeglądanie, pobieranie i wyszukiwanie faktur (sprzedażowych, zakupowych, korekt),
- brak możliwości ich wystawiania ani delegowania uprawnień,
- obejmuje także weryfikację statusów faktur (np. UPO).
Przeznaczenie: właściciele firm, dyrektorzy finansowi, księgowi, pracownicy biura rachunkowego lub systemy finansowo-księgowe odbierające dane z KSeF.
Porównanie poziomów uprawnień dostępu do KSeF
| Nazwa uprawnienia | Dostęp do faktur | Nadawanie uprawnień |
|---|---|---|
| Uprawnienia właścicielskie | Pełny dostęp do faktur sprzedażowych i zakupowych | ✅ Tak (wszystkim) |
| Zarządzanie uprawnieniami | Brak | ✅ Tak (w zakresie ustalonym przez osobę z uprawnieniami właścicielskimi) |
| Wystawianie faktur | Wystawianie i przeglądanie faktur sprzedażowych | ❌ Nie |
| Dostęp do faktur | Przeglądanie faktur sprzedażowych i zakupowych | ❌ Nie |
Jak wygląda nadawanie kolejnych po uprawnieniach właścicielskich uprawnień dostępu do KSeF w praktyce?
1 listopada 2025 roku w systemie KSeF uruchomiony został Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) umożliwiający osobom posiadającym uprawnienia właścicielskie nadanie dostępów do KSeF kolejnym osobom.
Jak dokładnie działa ten moduł opiszemy wkrótce, gdy się z nim dokładnie zapoznamy.
Uwaga! Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło, że uprawnienia nadawane w Module Certyfikatów i Uprawnień od 1 listopada 2025 roku będą działały również w ostatecznej (produkcyjnej) wersji KSeF, która uruchomiona zostanie 1 lutego 2026 roku.
Czym są i do czego służą certyfikaty i tokeny KSeF oraz jak je wygenerować?
Uprawnienia właścicielskie, uprawnienia do zarządzania uprawnieniami, uprawnienia do wystawiania faktur, uprawnienia dostępu do faktur – można się w tym pogubić, a to nie koniec, bo mamy jeszcze certyfikaty i tokeny. Czym są i do czego służą?
Certyfikaty zostały wprowadzone do KSeF od 1 listopada 2025 roku. Zastąpią one stosowane dotychczas w testowych wersjach systemu tokeny, które nie będą dalej rozwijane. O tokenach możemy już zatem w praktyce całkowicie zapomnieć.
Najprościej mówiąc, certyfikaty KSeF to klucze dostępu w formie cyfrowych plików (w formacie .p12), które pozwalają korzystać z nadanych w KSeF uprawnień bez konieczności każdorazowego logowania się do systemu za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego czy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
W praktyce taki certyfikat KSeF jest potrzebny:
- właścicielowi lub pracownikowi firmy do wystawiania i wysyłania do KSeF faktur w ulubionym lub używanym przez firmę programie do fakturowania,
- biuru rachunkowemu do pobierania z KSeF faktur klientów, które powinny być zaksięgowane,
- programowi księgowemu lub ERP do automatycznego wysyłania i odbierania faktur z KSeF.
Innymi słowy – po wygenerowaniu pliku certyfikatu KSeF w Module Certyfikatów i Uprawnień KSeF, można go pobrać, a następnie wgrać do dowolnego systemu, który chcielibyśmy „na stałe” podłączyć z KSeF, np. programu do fakturowania czy systemu księgowego.
„Na stałe” jest tutaj pewną przenośnią, ponieważ w praktyce certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 12 miesięcy. Można go natomiast w każdej chwili unieważnić lub odnowić.
Uwaga! Klienci Biura Rachunkowego WeTax będą musieli wygenerować i wgrać taki certyfikat KSeF do używanego przez nas systemu eSZOK. Klienci, którzy korzystają także z Fakturowni, będą musieli wygenerować i wgrać do niej dodatkowy certyfikat.
Kto może wygenerować certyfikat KSeF?
| Nazwa uprawnienia | Możliwość generowania certyfikatów KSeF |
|---|---|
| Uprawnienia właścicielskie | ✅ Tak |
| Zarządzanie uprawnieniami | ✅ Tak |
| Wystawianie faktur | ❌ Nie |
| Dostęp do faktur | ❌ Nie |
Jak wygenerować certyfikat KSeF?
1 listopada 2025 roku w systemie KSeF uruchomiony zostanie Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) umożliwiający osobom posiadającym uprawnienia właścicielskie uprawnienia do zarządzania uprawnieniami generowanie certyfikatów KSeF.
Jak dokładnie będzie działał ten moduł opiszemy wkrótce, gdy zostanie uruchomiony i zdążymy się z nim dokładnie zapoznać.
Uwaga! Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło, że certyfikaty KSeF wygenerowane w Module Certyfikatów i Uprawnień od 1 listopada 2025 roku będą działały również w ostatecznej (produkcyjnej) wersji KSeF, która uruchomiona zostanie 1 lutego 2026 roku.
Podsumowanie
Wdrożenie KSeF to proces, który wymaga przygotowania technicznego. Pierwszym krokiem do tego jest dobre uporządkowanie uprawnień. To właśnie one decydują, kto w imieniu firmy będzie mógł korzystać z systemu – wystawiać faktury, pobierać je z KSeF, zarządzać dostępami i certyfikatami.
Już teraz warto ustalić, kto w firmie będzie posiadał uprawnienia właścicielskie, kto będzie nadawał kolejne uprawnienia, a kto z nich korzystał. Biuro Rachunkowe WeTax pomaga swoim klientom w tym procesie od początku do końca – przygotowujemy formularze ZAW-FA, wspieramy przy nadawaniu dostępów i wyjaśniamy, jak bezpiecznie korzystać z certyfikatów KSeF. W każdej chwili można do nas napisać z pytaniami na hello@we-tax.pl
Jeśli chcesz zobaczyć, jak kwestie uprawnień i dostępów wpisują się w cały plan wdrożenia KSeF, koniecznie przeczytaj nasz przewodnik: KSeF krok po kroku – Przewodnik i harmonogram dla klientów Biura Rachunkowego WeTax, w którym opisujemy wszystkie etapy przygotowań i kroki, które warto podjąć już teraz.
Zobacz również:
KSeF krok po kroku – Przewodnik i harmonogram dla klientów Biura Rachunkowego WeTax
Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku – dlaczego warto, na co zwrócić uwagę?