Wraz z końcem roku obrotowego pojawia się konieczność podsumowania finansów przedsiębiorstwa, co pozwoli na wyciągnięcie wniosków na kolejny rok działalności. Tzw. zamknięcie roku obrotowego nie należy do najłatwiejszych zadań. Sprowadza się bowiem ono do wielu czynności, które często podejmowane muszą być równolegle, a co więcej muszą zostać wykonane w ustawowo określonym terminie. Jak zamknąć rok obrotowy w 2025 roku?
Na czym polega zamknięcie roku obrotowego?
Pojęcie roku obrotowego zdefiniowane zostało w ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku jako rok kalendarzowy lub inny okres, który trwa dwanaście kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych. Zamknięcie tak rozumianego roku to stosunkowo czasochłonny i żmudny proces, który związany jest z koniecznością dokonania wielu czynności, przeprowadzenia licznych procedur i zachowania terminów.
Na zamknięcie roku składają się:
- zamknięcie ksiąg rachunkowych,
- sporządzenie sprawozdania finansowego,
- badanie sprawozdania finansowego (dla niektórych jednostek),
- zatwierdzenie sprawozdania finansowego,
- publikacja sprawozdania finansowego.
Na czym polegają poszczególne etapy?
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Pierwszy etap zamknięcia roku, czyli zamknięcie ksiąg rachunkowych to okres, w trakcie którego należy dokonać kilku czynności. Wśród nich wyróżnia się:
- weryfikację poprawności i kompletności zapisów ksiąg, czyli tzw. sprawdzenie obrotów i sald,
- inwentaryzację,
- weryfikację i aktualizację wyceny.
Sprawdzenie obrotów i sald polega na zweryfikowaniu i zaktualizowaniu aktywów oraz pasywów przedsiębiorstwa. Konieczne jest sprawdzenie, czy do ksiąg zostały wpisane wszystkie zdarzenia, a także czy wskazano osiągnięte przychody i koszty. To na tym etapie należy także wyjaśnić ewentualne wątpliwości w księgach związane np. ze stanem kont rozrachunkowych.
Inwentaryzacja to z kolei często bardzo czasochłonny etap zamknięcia ksiąg, bo wymagający zweryfikowania czy stany aktywów i pasywów uwzględnione w księgach pokrywają się z rzeczywistym stanem. Na to, w jaki sposób przeprowadza się inwentaryzację, wpływa bezpośrednio rodzaj aktywów i pasywów, które podlegają sprawdzeniu. Przeprowadzić można ją w formie spisu z natury, potwierdzenia salda lub porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.
W ostatnim etapie zamknięcia ksiąg należy przeanalizować składniki majątku i – jeśli to konieczne – zmienić ich wartość.
Sporządzenie sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe to dokument, który zawiera informacje o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Ujęty jest on w formie zestawień liczbowych i składa się z kilku ustawowo określonych elementów tj. bilansu, rachunku zysku i strat, informacji dodatkowej. Zobowiązany do jego złożenia podmiot musi załączyć do sprawozdania także stosowne dokumenty, wśród których znajduje się m.in. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania.
Warto podkreślić, że sprawozdanie finansowe przygotowywane jest w praktyce przez biuro księgowe prowadzące finanse przedsiębiorstwa. Co więcej, osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych danego podmiotu musi się na nim podpisać, co ma stanowić potwierdzenie rzetelności i kompletności dokumentu, a także jego zgodności ze stanem faktycznym.
Badanie sprawozdania finansowego
Badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta jest obowiązkowe w przypadku określonych rodzajów spółek oraz w zależności od spełnienia pewnych kryteriów. Oto szczegółowe wyjaśnienie:
Podmioty, dla których badanie sprawozdania finansowego jest obowiązkowe:
Spółki akcyjne (S.A.) – badanie sprawozdania finansowego jest zawsze obowiązkowe.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – badanie jest obowiązkowe, jeśli za dwa kolejne lata obrotowe spółka spełnia co najmniej dwa z następujących kryteriów:
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wynosi co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego wynosi co najmniej 2,5 mln euro (lub równowartość w złotych),
- przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za rok obrotowy wynoszą co najmniej 5 mln euro (lub równowartość w złotych).
Podmioty, dla których badanie sprawozdania finansowego nie jest obowiązkowe:
Spółki jawne, partnerskie, komandytowe oraz komandytowo-akcyjne – o ile nie spełniają wspomnianych wyżej kryteriów.
Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – jeśli nie spełniają wspomnianych wyżej kryteriów.
Spółki cywilne – nie mają obowiązku badania sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta, chyba że spełniają określone kryteria (wówczas mogą być przekształcane w inne formy prawne wymagające badania).
Dodatkowe uwagi:
Spółki publiczne (notowane na giełdzie) – zawsze mają obowiązek badania sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta.
Spółdzielnie oraz inne jednostki gospodarcze – mogą mieć obowiązek badania sprawozdań finansowych, jeśli spełniają określone kryteria wielkościowe podobne do tych dla spółek z o.o.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Przekazanie sprawozdania finansowego do zarządu spółki
- Osoby odpowiedzialne za sporządzenie sprawozdania finansowego (np. główny księgowy) przekazują gotowe dokumenty zarządowi spółki.
- Sprawozdanie finansowe powinno być przygotowane zgodnie z obowiązującymi standardami rachunkowości i przepisami prawa.
Zatwierdzenie sprawozdania przez zarząd
- Zarząd dokonuje przeglądu sprawozdania finansowego, upewniając się, że dokumenty są kompletne i zgodne z przepisami.
- Po dokonaniu przeglądu zarząd zatwierdza sprawozdanie finansowe poprzez podpisanie dokumentów.
Przekazanie sprawozdania do rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego (jeśli istnieje)
- Sprawozdanie finansowe wraz z opinią biegłego rewidenta (jeśli jest wymagana) przekazuje się do rady nadzorczej lub innego organu nadzorczego.
- Organ nadzorczy przegląda sprawozdanie finansowe i wydaje swoją opinię na jego temat.
- Opinia organu nadzorczego może zawierać rekomendacje dotyczące zatwierdzenia sprawozdania przez zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy.
Zwołanie zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy
Przygotowanie i wysłanie zawiadomień:
- Zarząd przygotowuje zawiadomienia o zwołaniu zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy, na którym będzie zatwierdzane sprawozdanie finansowe.
- Zawiadomienia muszą być wysłane w terminach określonych w statucie spółki lub regulaminie zgromadzenia, zwykle z odpowiednim wyprzedzeniem (np. 14 lub 21 dni przed planowanym zgromadzeniem).
Dołączenie dokumentów:
- Do zawiadomień dołącza się kopie sprawozdania finansowego, opinii biegłego rewidenta (jeśli jest wymagana), sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz innych wymaganych dokumentów.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy
Przeprowadzenie zgromadzenia:
- Zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy odbywa się w terminie i miejscu określonym w zawiadomieniu.
- Na zgromadzeniu omawiane są kwestie związane ze sprawozdaniem finansowym oraz działalnością spółki w danym roku obrotowym.
Omówienie i zatwierdzenie sprawozdania:
- Zarząd przedstawia sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta oraz sprawozdanie z działalności spółki.
- Wspólnicy/akcjonariusze mogą zadawać pytania i dyskutować na temat przedstawionych dokumentów.
Podjęcie uchwały:
- Zgromadzenie wspólników/akcjonariuszy podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
- Uchwała jest zapisywana w protokole zgromadzenia.
Publikacja sprawozdania finansowego
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą zatwierdzającą oraz innymi wymaganymi dokumentami (np. opinia biegłego rewidenta, sprawozdanie z działalności) przekazuje się do KRS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia. Dokumenty mogą być złożone wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu PRS.
Zamknięcie roku obrotowego w 2025 roku – terminy
Dokonując zamknięcia roku obrotowego, należy pamiętać, że wszystkie poszczególne czynności w ramach kolejnych etapów działań powinny zostać dokonane w określonych terminach. Jak przekładają się one na kalendarz w 2025 roku?
Tzw. wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić nie później niż do 31 marca 2025 roku. Zgodnie bowiem z art. 12 ustawy o rachunkowości księgi zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, ale nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia. Wstępne zamknięcie oznacza ni mniej, ni więcej, że w razie stwierdzenia na podstawie sprawozdania finansowego nieprawidłowości w księgach można dokonać w nich zmian.
Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych nastąpić powinno nie później niż w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Zatem sprawozdanie z 2024 roku powinno zostać zatwierdzone najpóźniej 30 czerwca 2025 roku. Zatem wszystkie czynności związane z zamknięciem roku obrotowego w 2025 roku powinny zostać zakończone do dnia 15 lipca.
Zobacz również:
Składanie sprawozdań finansowych 2025