Podsumowanie rocznej działalności przedsiębiorstwa to czynność, której powinien dokonać każdy przedsiębiorca funkcjonujący na rynku. Ujęte w dokument jako zestawienie liczbowe zysków i strat, a także bilansowe zestawienie aktywów i pasywów stanowi tzw. sprawozdanie finansowe, którego zasady sporządzania, podpisywania i składania określa ustawa o rachunkowości. Jak złożyć sprawozdanie finansowe w 2025 roku?
Co to jest sprawozdanie finansowe i kto je składa?
Sprawozdanie finansowe to dokument, który stanowi informację o sytuacji finansowej podmiotu gospodarczego ujętą w formie zestawień liczbowych. Co ważne, dane zawarte w sprawozdaniu finansowym muszą obejmować określony okres. Dotyczą one zatem roku obrotowego, czyli roku kalendarzowego lub innego okresu, który trwa kolejnych dwanaście pełnych miesięcy kalendarzowych.
Sporządzenie sprawozdania finansowego jest ustawowo określonym obowiązkiem. Zgodnie z przepisami przygotować muszą je podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe – zarówno te, które są do tego zobowiązane, jak i te, które prowadzenie ksiąg rachunkowych wybrały dobrowolnie. Wyjątek od tej zasady stanowią jednak spółki jawne i spółki partnerskie, których przychody są w danym roku obrotowym mniejsze niż równowartość 2 milionów euro. Podmioty te mogą złożyć sprawozdanie finansowe dobrowolnie lub złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego oświadczenie o braku takiego obowiązku.
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiadają określone podmioty. Są to kierownicy jednostki, którymi w zależności od tego, z jakim podmiotem mamy do czynienia, mogą być:
- członkowie zarządu,
- wspólnicy, którzy prowadzą sprawy spółki,
- komplementariusze,
- osoba, która prowadzi działalność gospodarczą,
- likwidator, syndyk lub zarządca.
W praktyce zaś sprawozdanie przygotowywane jest przez biuro księgowe, które prowadzi księgowość danego podmiotu. Warto pamiętać, że nie ma żadnych przeszkód, aby było to biuro księgowe online. Jedyne, o czym należy pamiętać, to aby pod sprawozdaniem podpisała się odpowiednia osoba sporządzająca dokument.
Kiedy złożyć sprawozdanie finansowe w 2025 roku?
Jak ustawowe terminy przekładają się na kalendarz w 2025 roku? Przy założeniu, że rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, sprawozdanie za rok obrotowy 2024 powinno zostać sporządzone do dnia 31 marca 2025 roku. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego w 2025 roku może nastąpić najpóźniej 30 czerwca 2025 roku. Na złożenie sprawozdania w rejestrze zobowiązane podmioty mają zaś czas do 15 lipca 2025 roku.
Jak przygotować sprawozdanie finansowe?
Przygotowując sprawozdanie finansowe za 2024 rok, trzeba pamiętać o uwzględnieniu określonych informacji. Przede wszystkim musi ono zawierać wykaz stanu aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i kończący się rok obrotowy, czyli bilans. Należy zawrzeć także rachunek zysków i strat, który uwzględnia oddzielnie przychody, koszty, zyski, straty, jak i obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego. Konieczne jest również zawarcie w informacji dodatkowej opisu zasad rachunkowości, do których zalicza się m.in. metody wyceny i innych objaśnień.
Należy ponadto pamiętać o obowiązku załączenia stosownych dokumentów. Zalicza się do nich:
- uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie,
- sprawozdanie z działalności – jeżeli jest ono wymagane,
- uchwałę o podziale zysków lub pokryciu strat,
- opinię biegłego rewidenta – jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu.
Zawierające szczegółowo określone informacje sprawozdanie finansowe, musi zostać ponadto podpisane. Czyj podpis jest wymagany? Sprawozdanie podpisuje osoba, która reprezentuje podmiot składający oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych np. główny księgowy z biura księgowego prowadzącego księgowość. Jeżeli podmiot reprezentowany jest zaś przez organ wieloosobowy, wówczas możliwe jest złożenie podpisu wyłącznie przez jednego z jego członków, przy jednoczesnym oświadczeniu pozostałych o zgodności sprawozdania z ustawą.
Podpisy na sprawozdaniu finansowym składane są w formie elektronicznego podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2024 rok?
Zgodnie z obecnie obowiązującym porządkiem prawnym, sprawozdanie finansowe przygotowane może zostać wyłącznie w formie elektronicznej jako:
- dokument zapisany w określonej strukturze i formacie,
- podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Sprawozdanie przygotowane powinno zostać jako jeden plik XML, czyli plik tekstowy, który zawiera uporządkowane dane opisane znacznikami. Co ważne, powinien być on zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych, która określona została w sposób szczegółowy przez Ministerstwo Finansów. Jest to o tyle istotne, że plik przygotowany w sposób niezgodny ze strukturami nie zostanie przyjęty.
Dla ułatwienia i usprawnienia składania sprawozdań finansowych Ministerstwo przygotowało bezpłatną aplikację e-sprawozdania finansowe, która pozwala na utworzenie sprawozdania w sposób odpowiadający wymaganiom. Jeśli sprawozdanie zostało przygotowane przez podmiot w inny sposób, sprawdzenie poprawności pliku XML możliwe jest zaś dzięki dostępnym w Internecie aplikacjom do walidacji plików XML.
Po zatwierdzeniu sprawozdania kolejny krok to jego złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) będącego częścią systemu S24.
Złożenie sprawozdania przez RDF jest bezpłatne. Osoba zgłaszająca sprawozdanie musi jednak być uprawnioną do reprezentacji podmiotu poprzez ujawnienie w KRS jej numeru PESEL. W przeciwnym wypadku konieczne jest złożenie sprawozdania finansowego płatnego. Dotyczy to jednak wyłącznie sytuacji, gdy składającym jest osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym, likwidator lub pełnomocnik, a jej numer PESEL nie został ujawniony w KRS.
A co jeśli podmiot nie sporządzi lub nie złoży sprawozdania? Za jego niezłożenie ustawodawca przewidział sankcje, w tym grzywnę, karę ograniczenia wolności czy postępowanie przymuszające.
Zobacz również:
Zamknięcie roku obrotowego 2025