Podsumowanie rocznej działalności przedsiębiorstwa to czynność, której powinien dokonać każdy przedsiębiorca funkcjonujący na rynku. Ujęte w dokument jako zestawienie liczbowe zysków i strat, a także bilansowe zestawienie aktywów i pasywów stanowi tzw. sprawozdanie finansowe, którego zasady sporządzania, podpisywania i składania określa ustawa o rachunkowości. Jak przygotować i złożyć sprawozdanie finansowe za 2026 rok w 2027 roku?
Co to jest sprawozdanie finansowe i kto je składa?
Sprawozdanie finansowe to dokument, który stanowi informację o sytuacji finansowej podmiotu gospodarczego ujętą w formie zestawień liczbowych. Co ważne, dane zawarte w sprawozdaniu finansowym muszą obejmować określony okres. Dotyczą one zatem roku obrotowego, czyli roku kalendarzowego lub innego okresu, który trwa kolejnych dwanaście pełnych miesięcy kalendarzowych.
Sporządzenie sprawozdania finansowego jest ustawowo określonym obowiązkiem. Zgodnie z przepisami przygotować muszą je podmioty, które prowadzą księgi rachunkowe – zarówno te, które są do tego zobowiązane, jak i te, które prowadzenie ksiąg rachunkowych wybrały dobrowolnie. Nie sporządzają go natomiast spółki jawne i partnerskie osób fizycznych, które ze względu na przychody poniżej limitu 2,5 mln euro prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów.
Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiadają określone podmioty. Są to kierownicy jednostki, którymi w zależności od tego, z jakim podmiotem mamy do czynienia, mogą być:
- członkowie zarządu,
- wspólnicy, którzy prowadzą sprawy spółki,
- komplementariusze,
- osoba, która prowadzi działalność gospodarczą,
- likwidator, syndyk lub zarządca.
W praktyce zaś sprawozdanie przygotowywane jest przez biuro księgowe, które prowadzi księgowość danego podmiotu. Warto pamiętać, że nie ma żadnych przeszkód, aby było to biuro księgowe online. Jedyne, o czym należy pamiętać, to aby pod sprawozdaniem podpisała się odpowiednia osoba sporządzająca dokument.
Kiedy złożyć sprawozdanie finansowe za 2026 rok?
Jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, terminy dla sprawozdania za 2026 rok wyglądają następująco:
| Termin | Czynność |
|---|---|
| 31 marca 2027 | Sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego (w tym samym terminie spółka składa zeznanie CIT-8) |
| 30 czerwca 2027 | Zatwierdzenie sprawozdania – w spółce z o.o. przez zgromadzenie wspólników (jeśli sprawozdanie podlega badaniu, po jego zakończeniu) |
| 15 lipca 2027 | Złożenie sprawozdania i dokumentów do KRS (15 dni od zatwierdzenia) |
| 10 dni od zatwierdzenia | Przesłanie sprawozdania do Szefa KAS – dotyczy podmiotów, które nie są wpisane do KRS |
Jak przygotować sprawozdanie finansowe?
Przygotowując sprawozdanie finansowe za 2026 rok, trzeba pamiętać o uwzględnieniu określonych informacji. Przede wszystkim musi ono zawierać wykaz stanu aktywów i pasywów na dzień bilansowy (koniec roku obrotowego) wraz z danymi porównawczymi za rok poprzedni, czyli bilans. Należy zawrzeć także rachunek zysków i strat, który uwzględnia oddzielnie przychody, koszty, zyski, straty, jak i obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego. Konieczne jest również zawarcie w informacji dodatkowej opisu zasad rachunkowości, do których zalicza się m.in. metody wyceny i innych objaśnień.
Należy ponadto pamiętać o obowiązku załączenia stosownych dokumentów. Zalicza się do nich:
- uchwałę zatwierdzającą sprawozdanie,
- sprawozdanie z działalności – jeżeli jest ono wymagane,
- uchwałę o podziale zysków lub pokryciu strat,
- opinię biegłego rewidenta – jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie podpisują:
- kierownik jednostki, czyli w spółce zarząd. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, wystarczy podpis jednego członka zarządu, a pozostali składają oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości (mogą też podpisać wszyscy). Członek zarządu, który nie zgadza się ze sprawozdaniem, składa odmowę podpisu z pisemnym uzasadnieniem,
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. księgowa z biura rachunkowego prowadzącego księgowość.
Podpisy na sprawozdaniu finansowym składane są w formie elektronicznego podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego.
Zmieniasz biuro rachunkowe od stycznia 2027?
Sprawozdanie finansowe za 2026 rok sporządza i podpisuje biuro, które prowadziło księgi w 2026 roku. Ustal to z nim wcześniej na piśmie. Więcej o tym, jak przeprowadzić zmianę bez chaosu: Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku – jak przejść bez chaosu (2026/2027).
Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2026 rok?
Zgodnie z obecnie obowiązującym porządkiem prawnym, sprawozdanie finansowe przygotowane może zostać wyłącznie w formie elektronicznej jako:
- dokument zapisany w określonej strukturze i formacie,
- podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
Sprawozdanie przygotowane powinno zostać jako jeden plik XML, czyli plik tekstowy, który zawiera uporządkowane dane opisane znacznikami. Co ważne, powinien być on zgodny ze schematem XSD opisującym strukturę danych, która określona została w sposób szczegółowy przez Ministerstwo Finansów. Jest to o tyle istotne, że plik przygotowany w sposób niezgodny ze strukturami nie zostanie przyjęty.
Dla ułatwienia i usprawnienia składania sprawozdań finansowych Ministerstwo przygotowało bezpłatną aplikację e-sprawozdania finansowe, która pozwala na utworzenie sprawozdania w sposób odpowiadający wymaganiom. Jeśli sprawozdanie zostało przygotowane przez podmiot w inny sposób, sprawdzenie poprawności pliku XML możliwe jest zaś dzięki dostępnym w Internecie aplikacjom do walidacji plików XML.
Po zatwierdzeniu sprawozdania kolejny krok to jego złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego przez Portal Rejestrów Sądowych (Repozytorium Dokumentów Finansowych).
Złożenie sprawozdania jest bezpłatne, jeśli robi to osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL jest ujawniony w KRS – najczęściej członek zarządu ze swojego konta. Jeśli sprawozdanie składa np. pełnomocnik albo osoba, której numer PESEL nie został ujawniony w KRS, procedura jest bardziej złożona i odpłatna. W WeTax pomagamy klientom złożyć sprawozdanie z ich własnego konta w portalu.
Podmioty, które nie są wpisane do KRS, a prowadzą księgi rachunkowe (np. przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność z pełną księgowością), nie składają sprawozdania do KRS. Przesyłają je elektronicznie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?
Niesporządzenie, niezatwierdzenie lub niezłożenie sprawozdania ma konkretne konsekwencje:
- odpowiedzialność karna kierownika jednostki – grzywna lub kara ograniczenia wolności (art. 79 ustawy o rachunkowości),
- postępowanie przymuszające sądu rejestrowego – grzywny nakładane na członków zarządu, także wielokrotnie,
- w skrajnym przypadku, przy długotrwałym braku sprawozdań, wszczęcie postępowania o rozwiązanie spółki bez likwidacji i wykreślenie jej z KRS.
Sprawozdanie finansowe a JPK_CIT
Księgi rachunkowe trafiają do urzędu skarbowego także w formie JPK_CIT. Spółki rozliczające VAT miesięcznie (JPK_V7M) przesyłają pierwsze pliki za 2026 rok – do 2 sierpnia 2027 roku, a pozostali podatnicy CIT (w tym spółki z VAT kwartalnym) za 2027 rok. Dane w JPK_CIT muszą być spójne ze sprawozdaniem finansowym i z zeznaniem CIT-8, dlatego najlepiej przygotować je razem, w ramach zamknięcia roku. Kogo dotyczy JPK_CIT i co zmienia po stronie spółki, piszemy w artykule: Pierwszy JPK_CIT za 2026 rok – co powinien wiedzieć właściciel spółki.
W Biurze Rachunkowym WeTax przygotowujemy dla klientów spółkowych sprawozdanie finansowe, CIT-8 i JPK_CIT, a sprawozdanie pomagamy złożyć w KRS. Jeśli szukasz biura, które przeprowadzi Twoją spółkę przez zamknięcie roku, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą księgowości online dla spółek.
Zobacz również:
Zamknięcie roku obrotowego 2026 – terminy w 2027 roku i checklista dla spółki
Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku – jak przejść bez chaosu (2026/2027)