Jak pokazują statystyki, z zakupów w przestrzeni internetowej korzysta coraz więcej osób. Nie dziwi zatem fakt, że wraz z rosnącą liczbą sklepów internetowych i sprzedażą za pośrednictwem dedykowanych platform, rośnie też zapotrzebowanie na biura rachunkowe, które oferują usługi dla handlu elektronicznego. Czym charakteryzuje się e-commerce? Jak prowadzić jego księgowość?
Co to jest e-commerce i czym się charakteryzuje?
E-commerce to pojęcie wywodzące się z angielskiego electronic commerce, co oznacza dosłownie handel elektroniczny. Sprowadza się on do sprzedaży i kupowania towarów oraz usług przez Internet za pośrednictwem komputera lub innych urządzeń mobilnych, gdzie zarówno transakcja, jak i płatność odbywają się online. Najpopularniejszą formą handlu elektronicznego jest prowadzenie sklepu internetowego, ale sprzedaż możliwa jest także przy wykorzystaniu dedykowanych temu platform e-commerce.
Jak pokazuje współczesny rynek, e-commerce obejmuje w zasadzie wszystkie rodzaje transakcji. Przedmiotem sprzedaży mogą być bowiem zarówno:
- produkty rzeczowe np. ubrania, książki, meble,
- usługi, do których zalicza się szkolenia i webinary prowadzone online, działania freelancerów, a także platformy streamingowe,
- produkty cyfrowe, które funkcjonują niejako pomiędzy handlem elektronicznym produktów rzeczowych a usług, a zalicza się do nich sprzedaż np. oprogramowania, e-booków, plików muzycznych.
Charakterystyczną cechą e-commerce, która przekłada się bezpośrednio na prowadzenie i zarządzanie tego typu biznesem, jest duża liczba transakcji, a co za tym idzie konieczność wystawienia wielu dokumentów potwierdzających sprzedaż produktów lub usług. Warto też pamiętać, że choć często nie opiewają one na wysokie sumy, to jednak ich liczba skutkuje dużym przychodem.
Księgowość e-commerce – kto musi ją prowadzić?
Ze względu na typ podmiotów, które zajmują się handlem elektronicznym wyróżnić można:
- e-commerce B2C, czyli business to customer, w którym sprzedający jest przedsiębiorstwem, a kupujący klientem indywidualnym,
- e-commerce B2B, czyli business to business, gdzie przedsiębiorcy dostarczają towary lub usługi innym przedsiębiorcom,
- e-commerce C2C, czyli customer to customer, w którym transakcje dokonywane są pomiędzy osobami fizycznymi,
- e-commerce C2B, czyli customer to business, czyli sprzedaż przez osoby fizyczne przedsiębiorcom np. usług freelancerów na rzecz firm.
Jeśli za pośrednictwem platform internetowych sprzedajesz rzeczy, które były twoją własnością przez co najmniej pół roku i zbycie nie nastąpiło w ramach prowadzonej działalności, nie masz obowiązku odprowadzania podatku. Jeżeli jednak sprzedaż w Internecie to sposób na biznes, zobowiązany jesteś do rozliczania swojej działalności i prowadzenia księgowości. Prowadzenie sklepu internetowego, z punktu widzenia obowiązków podatkowych, nie różni się bowiem niczym od prowadzenia każdej innej działalności gospodarczej.
Co do zasady zobowiązany jesteś do zarejestrowania działalności, a wyjątkiem jest prowadzenie działalności nierejestrowanej, przy czym musisz pamiętać o spełnieniu warunków dla niej przewidzianych, przede wszystkim dotyczących limitu przychodów. Od 1 lipca 2024 roku limit ten wynosi 3 225 zł, czyli 75% obowiązującego minimalnego wynagrodzenia (4 300 zł brutto). Jako że ustawodawca nie zastrzegł żadnej szczególnej formy prawnej dla prowadzenia e-commerce, możesz działać zarówno jako jednoosobowa działalność gospodarcza, ale i jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka akcyjna.
Pamiętaj, że wybór formy prawnej jest o tyle istotny, że warunkuje on m.in. sposób opodatkowania i prowadzenia księgowości.
Co powinna zawierać oferta księgowa dla e-commerce i sklepu internetowego?
Prowadząc działalność e-commerce możesz jednocześnie zajmować się jej księgowością. Najczęściej na taki krok decydują się przedsiębiorcy, którzy nie sprzedają wielu towarów lub usług, a swój biznes prowadzą w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Jeśli jednak działasz na większą skalę, prowadzisz swój e-commerce w oparciu o spółkę z o.o. lub sprzedajesz nie tylko w Polsce i chcesz skupić się na rozwoju biznesu, a nie zgłębiać meandry prawa i śledzić często zmieniające się przepisy, warto zdecydować się na powierzenie prowadzenia księgowości profesjonalistom. Księgowość dedykowana e-commerce to rozwiązanie, które ułatwia prowadzenie działalności posiadaczom sklepów internetowych, sprzedawców na Allegro, Amazonie, eBay i innych platformach, a także podmiotom sprzedającym szkolenia i kursy online lub ebooki.
W czym pomoże biuro rachunkowe? Przede wszystkim może okazać się ono niezwykle przydatne już na etapie zakładania działalności, aby wybrać optymalną jej formę. Choć oferta biura dla firm działających w e-commerce nie różni się w zasadzie od tej, która kierowana jest do innych przedsiębiorców, powinna się ona opierać na specjalistach znających specyfikę handlu elektronicznego. Poza rozliczaniem podatku VAT, przygotowywaniem stosownych deklaracji podatkowych, czy obsługą kadr i płac, warto zwrócić np. uwagę, z jakich narzędzi do integracji witryny i księgowości korzysta biuro.
Na rynku dostępnych jest bowiem wiele programów, które pozwalają łączyć sprawne tworzenie dokumentów sprzedażowych, opracowywanie baz danych i klientów, prowadzenie magazynu i przekazywanie wszelkich danych księgowych. Należy jednak pamiętać, że niektóre biura rachunkowe korzystają z platform, które nie mogą być integrowane ze sklepami internetowymi, inne zaś wykorzystują systemy umożliwiające integrację lub bazują na wcześniej wprowadzonych przez przedsiębiorcę do e-commerce rozwiązaniach.
W biurze rachunkowym WeTax pracujemy na najpopularniejszym w Polsce i przyjaznym sklepom internetowym oprogramowaniu księgowym Comarch ERP Optima, które bezproblemowo integruje się z najpopularniejszymi platformami e-commerce. Ponadto współpracujemy z certyfikowanym partnerem wdrożeniowym, który może dostosować poziom integracji Twojego sklepu internetowego z naszym systemem księgowym w zakresie odpowiadającym Twoim potrzebom.
Jak usprawnić swój e-commerce?
W kontekście e-commerce warto wspomnieć także o narzędziach, które pozwolą usprawnić biznes i ułatwić jego prowadzenie. Poza samymi platformami sklepowymi takimi jak Shoper / Shoplo, Shopify, IdoSell, PrestaShop czy oparty o WordPressa WooCommerce, szczególną uwagę należy zwrócić na narzędzia wspierająco-integrujące np. BaseLinker. Jego atutem jest możliwość zarządzania produktami, nawet jeżeli prowadzisz sprzedaż przez wiele kanałów. Dzięki temu systemowi integrujesz swój sklep internetowy i portale aukcyjne, przez co unikniesz problemów z rozbieżnościami cenowymi czy stanami magazynowymi oraz zautomatyzujesz takie procesy jak wystawianie faktur, zmiana statusu zamówienia, czy wysyłka paczek.
Narzędziami zasługującymi na wdrożenie są także aplikacje, które zautomatyzują rozliczenia z operatorami płatności online i kurierami typu PayLinker. Nie sposób zapomnieć o programach typu Fakturownia, które nie tylko umożliwiają automatyczne wystawienie faktur, rachunków, paragonów, ale też wspomagają obsługę magazynu.
Dodatkowo koniecznie należy zadbać o skuteczne pozycjonowanie SEO swojego sklepu internetowego. Pomogą w tym narzędzia takie jak Senuto czy Ahrefs. Warto także uruchomić płatne reklamy sklepu w sieciach Google Ads i Facebook Ads.
Jeśli szukasz obsługi księgowej dla swojej działalności e-commerce to zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym. Posiadamy dedykowany cennik księgowości dla e-commerce, który nawet przy bardzo dużej liczbie transakcji pozwala utrzymać koszty księgowości na atrakcyjnym poziomie.
Zobacz również:
Pełna księgowość: Dla kogo i kiedy należy na nią przejść?
Księgowość online – dlaczego warto z niej korzystać?