Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku – dlaczego warto, na co zwrócić uwagę?

Zmiana biura rachunkowego to ważna decyzja, która może znacząco wpłynąć na funkcjonowanie spółki prowadzącej pełną księgowość. Wybór nowego biura na przełomie roku niesie wiele korzyści, ale wymaga też odpowiedniego przygotowania. Jednocześnie nie jest procesem aż tak trudnym, jak wielu osobom się wydaje. W szczególności przedsiębiorcy, którym nie układa się współpraca z obecnym biurem rachunkowym powinni poczuć ulgę już przy pierwszym kontakcie z nową księgowością. Oczywiście o ile dokonają dobrego wyboru.

Niniejszy artykuł ma pomóc przedsiębiorcom w decyzji o zmianie biura rachunkowego i przygotowanie ich do tego procesu. Znajdziesz w nim omówienie kluczowych kwestii: dlaczego nowy rok jest najlepszym momentem na zmianę biura, jakie cechy powinno posiadać nowoczesne biuro rachunkowe, jak ocenić jakość pracy obecnego biura, a także jakie dokumenty trzeba będzie przygotować przy zmianie.

Dlaczego nowy rok to najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego?

1. Zamknięcie roku podatkowego

Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku to najlepszy moment, ponieważ:

• Dotychczasowe biuro zamyka księgi rachunkowe za mijający rok. To poprzedni usługodawca, posiadając pełną dokumentację za zakończony okres, powinien sporządzić sprawozdanie finansowe Twojej firmy. Dotyczy to także sytuacji, w której Wasza współpraca nie przebiegała w zadowalający sposób, Dlaczego? Zamykanie roku w nowym biurze rachunkowym wymagałoby dokładnego przejrzenia ksiąg i pracy poprzedniego biura od początku roku, co wiązałoby się z dodatkowymi kosztami. Jeśli nowe biuro rzeczywiście jest lepsze, nie będzie chciało podpisać się pod sprawozdaniem sporządzonym na bazie źle prowadzonych ksiąg bez naniesienia odpowiednich korekt. Za sprzątanie rażących błędów najlepiej zabrać się wraz z nowym rokiem.
• Nowe biuro uwzględni korekty ewentualnych błędów w roku poprzednim w sprawozdaniu za rok kolejny. Nie ma w tym nic złego i nie rodzi to żadnych negatywnych konsekwencji prawnych. Celem księgowości jest dążenie do tego, aby odzwierciedlała stan faktyczny firmy i korekty nie są niczym niezwykłym.

2. Spójność dokumentacji księgowej

Zmiana biura na przełomie roku gwarantuje:

• Pełne zamknięcie dokumentacji za rok poprzedni. Unikasz ryzyka błędów w transferze częściowych danych w trakcie roku.
• Przejrzystość finansową. Wszystkie rozliczenia są uporządkowane, co umożliwia nowe podejście bez chaosu w dokumentacji.

3. Planowanie budżetu, strategii i lepsza kontrola kosztów

W spółkach nowy rok to czas:

• Precyzyjnego planowania budżetu i zarządzania kosztami. Jasne ustalenie zasad rozliczeń z nowym biurem eliminuje nieprzewidziane wydatki i pozwala zoptymalizować koszty usług księgowych. Jeśli cennik w dotychczasowym biurze był dla Ciebie niejasny, a wysokość faktur niejednokrotnie Cię zaskoczyła, dokładnie zapoznaj się z cennikiem nowego biura. Liczba obowiązków do spełnienia, dokumentów do wypełnienia, czy deklaracji do wysłania jest w księgowości całkiem duża, stąd warto zwrócić uwagę, czy cennik nie przemilcza zbyt wielu kwestii.
• Strategicznego podejścia do finansów. Rozpoczęcie współpracy od stycznia pozwala wdrożyć nowe rozwiązania technologiczne i dostosować procesy księgowe do potrzeb firmy. Jeśli od dłuższego czasu myślałeś o tym, że Twoja księgowość funkcjonuje w sposób przestarzały i mało scyfryzowany, to warto rozejrzeć się za nowoczesną księgowością online i wraz z nowym rokiem zacząć wdrażać w firmie nowe procesy.

4. Uniknięcie podwójnych rozliczeń

Zmiana biura rachunkowego na przełomie roku eliminuje ryzyko:

• Niejasności w odpowiedzialności. Poprzednie biuro odpowiada za zamknięcie roku poprzedniego, a nowe rozpoczyna pracę od nowego okresu rozliczeniowego.
• Konfliktów wynikających z podziału dokumentacji. Odpowiedzialność błędy jest jasno przypisana do jednego biura.

5. Przypadek nietypowego roku obrotowego

Jeśli rok obrotowy Twojej firmy różni się od kalendarzowego, najlepszym momentem na zmianę biura jest zakończenie roku obrotowego. Wybór takiego terminu:

• Gwarantuje pełne zamknięcie ksiąg przez dotychczasowe biuro. Nowy usługodawca przejmuje odpowiedzialność od początku kolejnego okresu.
• Minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki temu zmiana przebiega płynnie i bezproblemowo.

6. Aktualizacja przepisów podatkowych

Nowy rok często wiąże się z wprowadzeniem zmian w regulacjach podatkowych. Rozpoczęcie współpracy z nowym biurem na początku roku pozwala na:

• Szybkie dostosowanie do nowych przepisów. Nowe biuro może wdrożyć zmiany zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi.
• Świeże spojrzenie na interpretację regulacji. Nowy usługodawca może zaproponować korzystniejsze rozwiązania podatkowe.

Czym cechuje się nowoczesne biuro rachunkowe? Na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?

1. Wykorzystanie zaawansowanych technologii

Nowoczesne biura rachunkowe integrują najnowsze technologie w celu usprawnienia procesów księgowych:

• Oprogramowanie księgowe: Systemy takie jak Comarch ERP Optima czy inne nowoczesne rozwiązania ERP są regularnie aktualizowane, by nadążać za zmieniającymi się przepisami. Mimo postępującej cyfryzacji wielu księgowych z przyzwyczajenia pracuje na odstającym od nowoczesnych standardów oprogramowaniu księgowym, przez co wiele czynności musi wykonywać ręcznie (“na piechotę”). Zwiększa to ryzyko błędów, a także może powodować brak spójności i aktualności danych w dokumentacji.
• Automatyzacja procesów: Dzięki wykorzystaniu narzędzi takich jak OCR do skanowania i rozpoznawania dokumentów, biuro może znacznie przyspieszyć swoją pracę i zminimalizować ryzyko błędów związane z ręcznym wprowadzaniem dokumentów.
• Panel klienta online: Umożliwia udostępnianie klientom dokumentów, raportów czy deklaracji podatkowych w czasie rzeczywistym. W większości biur wciąż nie jest to standardem.

2. Cyfrowy obieg dokumentów

Nowoczesne biuro rachunkowe zastępuje papierowy obieg dokumentów jego cyfrowym odpowiednikiem:

• Przesyłanie dokumentów online: Klienci mogą przekazywać faktury, umowy czy inne dokumenty za pośrednictwem platform cyfrowych.
• Szybki dostęp do danych: Wszystkie kluczowe informacje księgowe są dostępne dla klienta w dowolnym momencie, co zwiększa transparentność i efektywność współpracy.

3. Bezpieczeństwo danych

Ochrona informacji jest kluczowa, dlatego nowoczesne i odpowiedzialne biura rachunkowe stosują:

• Zaawansowane zabezpieczenia IT: Szyfrowanie danych, systemy firewall oraz regularne tworzenie kopii zapasowych. W dzisiejszych czasach firmy stale narażone są na cyberataki i kradzież danych. W Polsce tygodniowo od kilkudziesięciu do kilkuset przedsiębiorców zaczyna tydzień informacją o zaszyfrowaniu danych firmowych przez hakerów z żądaniem okupu w celu odblokowania dostępu do nich. Mimo, że zabezpieczenie się przed tym nie jest dziś ani bardzo trudne, ani bardzo kosztowne, wielu przedsiębiorców – w tym biur rachunkowych – bagatelizuje tę kwestię.
• Zgodność z RODO: Ochrona danych osobowych i finansowych zgodnie z obowiązującymi przepisami to dziś standard, którego należy wymagać od biura rachunkowego.

4. Kompleksowość usług

Profesjonalne biura rachunkowe oferują szeroki zakres usług:

• Księgowość i podatki: Prowadzenie ksiąg rachunkowych, sporządzanie deklaracji podatkowych, reprezentacja przed urzędami.
• Kadry i płace: Rozliczanie wynagrodzeń, obsługa ZUS, przygotowywanie umów dla pracowników.
• Wsparcie w kontrolach: Pomoc w audytach podatkowych oraz w trakcie kontroli urzędowych.
• Doradztwo biznesowe: Optymalizacja podatkowa i doradztwo w zakresie finansów.
• Dedykowana osoba do obsługi klienta: Dobre biuro rachunkowe, to nie tylko zespół księgowy. Wiele Twoich spraw lub problemów biuro będzie w stanie załatwić zdecydowanie szybciej, jeśli posiada dodatkową osobę dedykowaną do obsługi klienta – zapytaj o to na etapie wyboru biura.

5. Transparentność i komunikacja

Efektywna współpraca opiera się na jasnej komunikacji i dostępności biura rachunkowego:

• Powiadomienia o terminach i kwotach płatności podatkowych: Przypomnienia e-mailowe i SMS o deklaracjach podatkowych oraz kwotach terminach ich płatności to w nowoczesnym biurze rachunkowym powinien być już standard.
• Dostępność księgowych: Przy wyborze biura zwróć uwagę na to, czy w ofercie jest np. comiesięczny pakiet konsultacji księgowych, z których możesz skorzystać.
• Regularne raporty: Terminowe dostarczanie aktualnych raportów na temat wyniku finansowego Twojej spółki oraz wysokości podatków tj. CIT, VATu, a także składek ZUS do zapłacenia to najbardziej podstawowe obowiązki biura rachunkowego. Dodatkowo nowoczesne biuro księgowe z pewnością udostępni Ci panel online klienta, w którym będziesz miał możliwość podglądu tych informacji w dowolnym momencie.

6. Doświadczenie i specjalizacja branżowa

Wybór biura rachunkowego powinien uwzględniać doświadczenie w obsłudze firm z danej branży:

• Znajomość specyfiki działalności: Każda branża, np. IT, handel, produkcja, transport czy e-commerce wymaga trochę innego podejścia. Warto na etapie wyboru biura rachunkowego zapytać, czy obsługiwało już klientów o podobnym do Twojego profilu.
• Obsługa międzynarodowa: Wsparcie w rozliczeniach transgranicznych, VAT-UE czy przygotowywaniu sprawozdań finansowych zgodnych z międzynarodowymi standardami to coś, czego będziesz potrzebować gdy współpracujesz z kontrahentami zza granicy.

Jak sprawdzić jakość pracy swojego aktualnego biura rachunkowego? Kiedy warto je zmienić?

Ocena jakości współpracy z biurem rachunkowym to kluczowy element zarządzania finansami firmy. Poniżej omawiamy najczęstsze problemy świadczące o tym, że biuro rachunkowe nie spełnia standardów nowoczesnej obsługi księgowej:

1. Opóźnienia w dostarczaniu raportów

Brak terminowości w przekazywaniu raportów finansowych to poważny sygnał ostrzegawczy. Opóźnienia mogą wynikać z problemów organizacyjnych biura i prowadzą do trudności w podejmowaniu kluczowych decyzji biznesowych. Regularność raportowania jest podstawą efektywnej współpracy. Jeśli Twoje biuro rachunkowe nie jest w stanie na życzenie dostarczyć Ci bilansu lub rachunku zysków i strat w ciągu kilku dni po zamknięciu miesiąca i zwodzi Cię przez kilka tygodni, to znak, że w księgach może być bałagan. Oczywiście to wszystko przy założeniu, że biuro posiada komplet dokumentów od Ciebie. Nie oczekuj bilansu i rachunku zysków i strat  “na jutro” w sytuacji, w której biuro rachunkowe od kilku miesięcy bezskutecznie prosi Cię o uzupełnienie zaległych faktur.

2. Błędy w rozliczeniach

Często powtarzające się błędy w deklaracjach podatkowych, korekty sprawozdań lub wezwania z urzędów skarbowych wskazują na niedokładność biura. Nawet drobne pomyłki mogą narazić firmę na konsekwencje finansowe lub prawne, co negatywnie wpływa na zaufanie do usługodawcy. Oczywiście korekty nie zawsze są złe np. jeśli dostarczyłeś do biura dokumenty księgowe z opóźnieniem i korekta jest tego konsekwencją. Natomiast nieustanne korekty bez powodu i informacji ze strony biura powinny wzbudzić Twoją uważność.

3. Słaba komunikacja

Efektywna komunikacja z biurem rachunkowym to fundament współpracy. Jeśli biuro nie odpowiada na pytania w rozsądnym czasie, unika kontaktu w trudnych sytuacjach (np. podczas kontroli podatkowej), oznacza to brak zaangażowania. Profesjonalne biuro powinno działać jak partner, dostępny w umówionych godzinach pracy i gotowy do wsparcia.

4. Brak proaktywności

Dobre biuro rachunkowe wykracza poza realizację podstawowych zadań księgowych. Jeśli biuro:

• nie informuje o najważniejszych zmianach prawnych i ich wpływie na Twoją firmę,
• nie proponuje rozwiązań optymalizacyjnych w podatkach lub procesach finansowych,

to znak, że współpraca jest jedynie administracyjna, a nie strategiczna.

5. Niezgodność z przepisami

Brak aktualizacji wiedzy o przepisach podatkowych i rachunkowych może skutkować niezgodnością dokumentów z obowiązującym prawem. Takie zaniedbania narażają firmę na sankcje finansowe i powinny być natychmiastowym impulsem do zmiany biura. Najlepsi księgowi szkolą się nieustannie i uczęszczają na webinary czy kursy, aby być na bieżąco.

6. Problemy z dostępem do dokumentacji

Nowoczesne biura rachunkowe korzystają z cyfrowych narzędzi, które zapewniają klientom bieżący dostęp do dokumentacji. Jeśli w Twoim biurze wciąż musisz czekać na fizyczne dostarczenie dokumentów lub napotykasz trudności w ich uzyskaniu, współpraca może być nieefektywna.

7. Brak podstawowego wsparcia podatkowego

Księgowy nie zastąpi doradcy podatkowego, jednak ponieważ regularnie co miesiąc patrzy w Twoje księgi, to powinien być w stanie podpowiedzieć Ci kilka kwestii. Jeśli ogranicza się jedynie do realizacji zleconych zadań i nie reprezentuje sobą postawy proaktywnej, warto zastanowić się nad zmianą.

8. Brak transparentności w rozliczeniach

Jeśli biuro rachunkowe nie przedstawia jasnych zasad współpracy, a koszty usług są nieprzejrzyste lub pojawiają się nieoczekiwane opłaty, których trudno doszukać się w cenniku, świadczy to o braku profesjonalizmu.

Jakie dokumenty przy zmianie biura rachunkowego?

Najważniejszymi dokumentami do przekazania do nowego biura rachunkowego przy zmianie księgowości są:

• zestawienie sald i obrotów (tzw. “obrotówka”),
• plan kont księgowych,
• dzienniki księgowań do ostatniego dnia poprzedniego miesiąca,
• pliki JPK VAT za ostatni rok,
• kopie złożonych deklaracji VAT (np. VAT-7, VAT-UE), CIT-8, PIT-4R oraz innych deklaracji podatkowych za ostatni rok,
• rachunek zysków i strat oraz bilans,
• ostatnie sporządzone sprawozdanie finansowe,
• ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym plany amortyzacyjne i tabele odpisów amortyzacyjnych,
• dokumentacja kadrowo-płacowa – umowy o podpisane z pracownikami, listy płac, dane i numery kont pracowników, deklaracje ZUS (DRA, RCA, RSA), dokumentacja PPK (jeśli dotyczy), uchwały mianowania (jeśli występują), ewidencja czasu pracy i inne związane dokumenty,
• umowa spółki,
• wszelkie inne dokumenty, które dotyczą firmy, np. umowy kredytów, pożyczek, najmów itd.

Najwygodniejsza jest sytuacja, w której nowe i stare biuro rachunkowe używają tego samego programu księgowego. Wtedy poprzednie biuro rachunkowe może przekazać pełne księgi w formie elektronicznej, jako eksport bazy danych. Taki sposób transferu zapewnia ciągłość i spójność zapisów księgowych oraz minimalizuje ryzyko błędów, które mogłyby się pojawić przy ręcznym wprowadzaniu informacji. Podobnie jest z danymi kadrowymi. W naszym biurze księgowym pracujemy na oprogramowaniu Comarch ERP Optima, a do obsługi kadr używamy dodatkowo programu Płatnik.

Podsumowanie

Zmiana biura rachunkowego w spółce na przełomie roku to strategiczny moment, który ułatwia zamknięcie ksiąg, zapewnia spójność dokumentacji i minimalizuje ryzyko błędów. To także idealny czas na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, takich jak cyfrowy obieg dokumentów czy lepsza kontrola finansów.

Współpraca z nowym biurem rachunkowym może przynieść świeże spojrzenie na finanse firmy, identyfikację obszarów do poprawy oraz lepsze przygotowanie do nowych regulacji podatkowych. Dzięki temu firma zyskuje większe bezpieczeństwo i możliwość optymalizacji kosztów.

Pamiętaj, by przed zmianą zadbać o terminowe wypowiedzenie umowy, uporządkowanie dokumentacji i dokładne ustalenie zasad współpracy z nowym biurem. To krok, który może znacząco poprawić zarządzanie księgowością i wsparcie w rozwoju firmy. Chętnie Ci w tym pomożemy. Zapraszamy do kontaktu i zapoznania się z naszą ofertą księgowości online dla spółek.

Zobacz również:
Na czym polega CIT estoński i komu się opłaca?
Składanie sprawozdań finansowych 2025