Ten artykuł jest praktyczną instrukcją przygotowania klientów Biura Rachunkowego WeTax do pracy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jego celem jest przeprowadzenie Cię przez wszystkie czynności techniczne i formalne, które muszą zostać wykonane, aby w związku z wejściem KSeF księgowość Twojej firmy mogła być prowadzona sprawnie – bez przerw i ręcznych obejść.
W instrukcji opisujemy:
- proces nadania uprawnień w KSeF dla Biura Rachunkowego WeTax, niezbędny do prawidłowej obsługi księgowej,
- różnice w postępowaniu dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek, stowarzyszeń i fundacji,
- zasady pierwszego logowania do KSeF,
- sposób nadania uprawnień do pracy w KSeF właścicielom, pracownikom oraz innym osobom,
- wygenerowanie certyfikatu KSeF oraz jego prawidłowe wgranie do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax,
- które czynności są obowiązkowe, które fakultatywne oraz w jakich terminach należy je wykonać,
- kolejne działania związane z wejściem KSeF w 2026 roku, które powinni uwzględnić klienci Biura Rachunkowego WeTax.
Ważne informacje wstępne
Do 25 stycznia 2026 nadawanie uprawnień w KSeF odbywało się w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Od 1 lutego 2026 wszystkie uprawnienia są nadawane już wyłącznie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Jeżeli ktoś wykonał już kroki 1-4 poniższej instrukcji w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) przed 1 lutego 2026, to może od razu przejść do kroku 5. Wszystkie nadane wtedy uprawnienia zostały automatycznie przeniesione do finalnej (tzw. „produkcyjnej”) wersji KSeF 2.0 oraz Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Pierwsze logowanie w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG)
Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych posiadający profil zaufany mogą zalogować się do KSeF zgodnie z poniższym krokiem 1 bez żadnych dodatkowych formalności. Wynika to z faktu, iż uprawnienia właścicielskie do KSeF mają oni przypisane całkowicie automatycznie.
Pierwsze logowanie w przypadku spółek, stowarzyszeń i fundacji
W przypadku spółek, stowarzyszeń i fundacji pierwsze logowanie do KSeF – zgodnie z krokiem 1 poniżej – powinna wykonać osoba, której przypisane zostały tzw. uprawnienia właścicielskie za pomocą formularza ZAW-FA.
Od listopada 2025 kontaktowaliśmy się z przedstawicielami wszystkich obsługiwanych przez nasze biuro spółek, stowarzyszeń i fundacji celem przygotowania formularzy ZAW-FA, które klienci powinni podpisać i papierowo złożyć (wysłać) do urzędu skarbowego. Jeżeli formularz ZAW-FA nie został przez danego klienta złożony (wysłany) do urzędu skarbowego lub urząd nie zdążył go jeszcze wpisać do systemu – zalogowanie się do KSeF nie będzie możliwe.
Krok 1: Logowanie do KSeF za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF 2.0
Otwieramy stronę logowania Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i logujemy się wybrany przez siebie sposób – najczęściej za pomocą profilu zaufanego.
Następnie wprowadzamy NIP firmy i klikamy Uwierzytelnij.
Gdy wyświetli się poniższa strona, klikamy Podpisz.
Na kolejnym ekranie jako sposób logowania wybieramy Profil zaufany.
Następnie logujemy się w preferowany sposób tj. za pomocą loginu i hasła lub bankowości internetowej.
Po poprawnym zalogowaniu powinien nam się ukazać poniższy ekran.
Jeżeli w przypadku spółki, stowarzyszenia lub fundacji zobaczymy komunikat Uwierzytelnienie nie powiodło się, najprawdopodobniej oznacza to, że urząd skarbowy nie wpisał jeszcze naszego formularza ZAW-FA do systemu i musimy cierpliwie czekać – od kilku dni do nawet kilku tygodni. A jeżeli to my jako klient wciąż nie wysłaliśmy przygotowanego przez Biuro Rachunkowe WeTax formularza ZAW-FA do urzędu – należy to zrobić jak najszybciej!
Krok 2: Nadawanie uprawnień „do pracy w KSeF”
Krok 2 dotyczy właścicieli spółek, stowarzyszeń i fundacji. Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) uprawnienia „do pracy w KSeF” nadane mają automatycznie i mogą przejść od razu do kroku 3. Wyjątkiem jest sytuacja, w której właściciel JDG chciałby nadać uprawnienia „do pracy w KSeF” innej osobie (np. pracownikowi) – wtedy może to zrobić zgodnie z poniższą instrukcją podając w polach oznaczonych numerami 6 i 7 dane wybranej osoby oraz decydując o odpowiednim poziomie uprawnień dla niej w polu oznaczonym numerem 8.
W przypadku spółek, stowarzyszeń i fundacji wskazanie osoby w formularzu ZAW-FA do uprawnień właścicielskich pozwala jej zalogować się do systemu, ale nie oznacza automatycznego nadania jej uprawnień „do pracy w KSeF” np. do przeglądania czy wystawiania faktur. Takie uprawnienia trzeba dopiero nadać, zaczynając od ich nadania samemu sobie. Poniżej prezentujemy jak to zrobić.
Po zalogowaniu się do systemu zgodnie z krokiem 1 z menu po lewej stronie wybieramy kolejno Uprawnienia (1) i Nadaj uprawnienie (2), a następnie z rozwijanej listy Rodzaj uprawnienia wybieramy pozycję Osobie fizycznej do pracy w KSeF (3).
Następnie przy Rodzaj podmiotu uprawnianego wybieramy opcję Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL (4). Jako Identyfikator wybieramy PESEL (5) i wpisujemy swój numer PESEL w polu (6) poniżej. Wpisujemy także swoje Imię i Nazwisko (7).
Na koniec w sekcji Zakres uprawnień (8) przypisujemy sobie wszystkie możliwe uprawnienia i klikamy Nadaj uprawnienia (9).
Po chwili zobaczymy komunikat W realizacji, a po kliknięciu Odśwież powinniśmy zobaczyć informację Zakończono pomyślnie.
Jeżeli uprawnienia „do pracy w KSeF” chcielibyśmy nadać także innej osobie (np. pracownikowi) – powtarzamy krok 2 podając w polach oznaczonych numerami 6 i 7 dane wybranej osoby oraz decydując o odpowiednim poziomie uprawnień dla niej w polu oznaczonym numerem 8.
Krok 3: Nadawanie uprawnień dla biura rachunkowego
Abyśmy jako Biuro Rachunkowe WeTax mogli poprawnie przetwarzać dokumenty księgowe naszych klientów konieczne jest nadanie nam odpowiednich uprawnień w KSeF zgodnie z poniższą instrukcją.
Po zalogowaniu się do systemu zgodnie z krokiem 1 z menu po lewej stronie wybieramy kolejno Uprawnienia (1) i Nadaj uprawnienie (2), a następnie z rozwijanej listy Rodzaj uprawnienia wybieramy pozycję Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur (3).
W sekcji Dane podmiotu uprawnianego wpisujemy dane naszego biura rachunkowego:
NIP (4): 5273005660
Pełna nazwa (5): WeTax PL Sp. z o.o.
Następnie w sekcji Zakres uprawnień zaznaczamy Do przeglądania faktur (6) oraz z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia (7) – jest to konieczne do prawidłowego działania naszych systemów księgowych. Na koniec klikamy Nadaj uprawnienia (8).
Po chwili powinniśmy zobaczyć informację Zakończono pomyślnie.
Uwaga! Klienci, którzy mają z nami podpisaną umowę o świadczenie usług księgowych przez spółkę WeTax Medic Sp. z o.o. muszą nadać nam uprawnienia zarówno dla spółki WeTax PL Sp. z o.o. (jak powyżej) oraz dodatkowo powtórzyć krok 3 także dla spółki WeTax Medic Sp. z o.o. wpisując następujące dane:
NIP: 5273118370
Pełna nazwa: WeTax Medic Sp. z o.o.
Krok 4: Generowanie certyfikatu dostępowego KSeF dla Pulpitu Klienta eSZOK w WeTax
Kolejnym ważnym krokiem jest wygenerowanie certyfikatu, który umożliwi zintegrowanie KSeF z Pulpitem Klienta eSZOK, z którego korzystają klienci Biura Rachunkowego WeTax. Jest to konieczne, abyśmy mogli bezproblemowo pobierać faktury naszych klientów z KSeF, a także po to, aby klienci mogli np. akceptować faktury kosztowe, które powinniśmy zaksięgować.
Po zalogowaniu się do systemu zgodnie z krokiem 1 z menu po lewej stronie wybieramy kolejno Certyfikaty (1) i Wnioskuj o certyfikat (2), a następnie w polu Nazwa certyfikatu (3) wpisujemy WeTax. Ustalamy Hasło (4) certyfikatu zgodnie z wymaganiami i powtarzamy to hasło jeszcze raz w odpowiednim polu. Hasła do certyfikatu nie można zmienić, w związku z czym koniecznie trzeba je dobrze zapamiętać lub zapisać w bezpiecznym miejscu. Na koniec klikamy Generuj (5).
Po chwili pojawi się komunikat Wygenerowano klucz prywatny, a na nasz komputer automatycznie pobierze się plik WeTax.key. Pozostając na tym ekranie w sekcji Przeznaczenie certyfikatu wybieramy opcję Uwierzytelnienie w systemie KSeF (6), a następnie klikamy Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
Na kolejnym ekranie z informacją W realizacji klikamy Odśwież (8).
Po chwili zobaczymy komunikat Zakończono pomyślnie. Klikamy Pobierz certyfikat w wyniku czego na nasz komputer pobrany zostanie plik WeTax.crt. Finalnie na naszym komputerze w folderze, w którym zwykle zapisują się pobrane pliki powinniśmy mieć dwa pliki – WeTax.key i WeTax.crt. Radzimy przenieść je do bezpieczniejszego folderu.
Generowanie dodatkowego certyfikatu KSeF do weryfikacji linku wystawcy
Niezależnie od tego, czy to wystawiania faktur sprzedaży używasz Pulpitu Klienta eSZOK WeTax czy innego programu (np. Fakturowni), to aby poprawnie wystawiać faktury w KSeF należy wygenerować także tzw. certyfikat KSeF do weryfikacji linku wystawcy. Służy on do podpisywania faktur sprzedaży wystawianych w trybie offline lub awaryjnym podczas przejściowej niedostępności lub awarii KSeF.
Aby wygenerować certyfikat KSeF do weryfikacji linku wystawcy w menu po lewej stronie wybieramy kolejno Certyfikaty (1) i Wnioskuj o certyfikat (2), a następnie w polu Nazwa certyfikatu (3) wpisujemy np. Offline. Ustalamy Hasło (4) certyfikatu zgodnie z wymaganiami i powtarzamy to hasło jeszcze raz w odpowiednim polu. Hasła do certyfikatu nie można zmienić, w związku z czym koniecznie trzeba je dobrze zapamiętać lub zapisać w bezpiecznym miejscu. Na koniec klikamy Generuj (5).
Po chwili pojawi się komunikat Wygenerowano klucz prywatny, a na nasz komputer zostanie automatycznie pobrany plik Offline.key. Pozostając na tym ekranie w sekcji Przeznaczenie certyfikatu wybieramy opcję Podpis linku do weryfikacji wystawcy (6), a następnie klikamy Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.
Na kolejnym ekranie z informacją W realizacji klikamy Odśwież (8).
Po chwili zobaczymy komunikat Zakończono pomyślnie. Klikamy Pobierz certyfikat w wyniku czego na nasz komputer zostanie automatycznie pobrany plik Offline.crt. Finalnie na naszym komputerze w folderze, w którym zwykle zapisują się pobrane pliki powinniśmy mieć kolejne dwa pliki – Offline.key i Offline.crt. Radzimy przenieść je do bezpieczniejszego folderu.
Uwaga! Jeżeli po wejściu do zakładki Wnioskuj o certyfikat pojawi się komunikat:
Wyczerpałeś limit certyfikatów. Możesz zawnioskować o certyfikat nie wcześniej niż na 30 dni przed upływem ważności Twojego najstarszego certyfikatu.
oznacza to, że certyfikaty KSeF zostały już przez Ciebie wcześniej wygenerowane – najczęściej na potrzeby innego systemu księgowego lub programu do fakturowania. Obecnie Ministerstwo Finansów ograniczyło liczbę aktywnych certyfikatów KSeF do dwóch, co w praktyce umożliwia wygenerowanie jednego certyfikatu typu Uwierzytelnianie w systemie KSeF oraz jednego certyfikatu typu Podpis linku do weryfikacji wystawcy. W takiej sytuacji nie ma potrzeby generowania nowego certyfikatu. W Pulpicie Klienta eSZOK WeTax można wgrać wygenerowany wcześniej certyfikat typu Uwierzytelnianie w systemie KSeF, ponieważ jeden certyfikat KSeF może obsługiwać jednocześnie kilka systemów.
Krok 5: Wgranie certyfikatów dostępowych KSeF do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax
Wygenerowane w kroku 4 pliki certyfikatu do Uwierzytelniania w systemie KSeF – w naszym przypadku WeTax.key oraz WeTax.crt musimy wgrać do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax.
W tym celu logujemy się do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax za pomocą swoich standardowych danych logowania. Następnie w prawym górnym rogu klikamy ikonkę „ludzika” (1) i wybieramy pozycję Konfiguracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) (2).
Na kolejnym widoku w sekcji Konfiguracja wybieramy następujące ustawienia:
Wersja API (3): 2.0
Sposób logowania (4): Certyfikat
Środowisko pracy (5): Produkcyjne
W sekcji Dodatkowe ustawienia opcję Automatyczne pobieranie dokumentów KSeF (6) zalecamy ustawić na Włączone.
W sekcji Dokumenty zakupu zalecamy ustawić opcję Środowisko pracy (7) na Wyłączone. Dzięki temu w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax klient sam decyduje, które faktury kosztowe otrzymane w KSeF mają zostać zaksięgowane przez biuro rachunkowe. Chroni to przed ujęciem w księgach faktur omyłkowo wystawionych na nasz NIP.
W sekcji Dokumenty sprzedaży zalecamy ustawić opcję Środowisko pracy (8) na Produkcyjne (Demo) oraz opcję Automatycznie kwalifikuj dokumenty KSeF do księgowości (9) na Zatwierdzaj po przekroczeniu daty wpływu w KSeF, a w polu Wartość graniczna (10) wpisać 1. Dzięki temu faktury sprzedażowe będą automatycznie kwalifikowane do ujęcia w księgach przez biuro rachunkowe po jednym dniu od pojawienia się w KSeF. Rozwiązanie to znacząco oszczędza czas przedsiębiorcom wystawiającym dużą liczbę faktur.
Następnie w sekcji Środowisko produkcyjne:
Krok 1: Załącz plik certyfikatu (.crt) (11): Klikamy Wybierz plik i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik WeTax.crt
Krok 2: Załącz plik klucza certyfikatu (.key) (12): Klikamy Wybierz plik i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik WeTax.key
Krok 3: Hasło do certyfikatu (13): Wpisujemy ustalone wcześniej w KSeF hasło certyfikatu
Krok 4 (14): Klikamy Wykonaj autoryzację certyfikatu
Pojawi się czerwony komunikat Trwa autoryzacja do systemu – może to potrwać chwilę.
Kiedy komunikat o autoryzacji zniknie musimy ręcznie odświeżyć stronę za pomocą funkcji Odśwież w naszej przeglądarce internetowej. Po odświeżeniu powinny nam się na zielono wyświetlić dwie informacje: Certyfikat został wczytany oraz Wszystko gotowe!
Krajowy System e-Faktur (KSeF) sesja aktywna!
Wystawiasz faktury sprzedaży w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax? Wgraj także dodatkowy certyfikat KSeF do weryfikacji linku wystawcy!
Jeżeli faktury sprzedaży wystawiamy w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax to musimy wgrać do niego także wygenerowane w kroku 4 pliki Certyfikatu KSeF do weryfikacji linku wystawcy – w naszym przypadku Offline.key oraz Offline.crt.
W tym celu logujemy się do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax za pomocą swoich standardowych danych logowania. Następnie w prawym górnym rogu klikamy ikonkę „ludzika” (1) i wybieramy pozycję Konfiguracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) (2).
Następnie w sekcji Środowisko Offline24 produkcyjne:
Krok 1: Załącz plik certyfikatu (.crt) (3): Klikamy Wybierz plik i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik Offline.crt
Krok 2: Załącz plik klucza certyfikatu (.key) (4): Klikamy Wybierz plik i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik Offline.key
Krok 3: Hasło do certyfikatu (5): Wpisujemy ustalone wcześniej w KSeF hasło certyfikatu
Krok 4 (6): Klikamy Wykonaj autoryzację certyfikatu
Na bardzo krótką chwilę pokaże się ekran ładowania. Gdy zniknie musimy ręcznie odświeżyć stronę za pomocą funkcji Odśwież w naszej przeglądarce internetowej. Po odświeżeniu powinna nam się na zielono wyświetlić informacj: Certyfikat został wczytany.
Uwaga! Jeżeli jako Biuro Rachunkowe WeTax obsługujemy kilka Twoich firm, możesz w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax użyć tego samego certyfikatu, pod warunkiem że posiadasz do nich w KSeF odpowiednie uprawnienia zgodnie z krokiem 2. W takiej sytuacji należy przełączyć / przelogować się w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax na kolejną firmę i wgrać certyfikat dostępowy zgodnie z krokiem 5.
Kolejne ważne kroki związane z wejściem KSeF
Zalogowanie się do KSeF, nadanie uprawnień dla Biura Rachunkowego WeTax oraz integracja Pulpitu Klienta eSZOK WeTax z KSeF to jedynie pierwsze kroki związane z pracą w nowej, KSeFowej rzeczywistości.
W najbliższym czasie naszych klientów czekają kolejne zadania związane z KSeF. Poniżej krótko omawiamy te trzy, które uważamy za najważniejsze.
Integracja KSeF z Twoim programem do wystawiania faktur sprzedaży
Większość klientów Biura Rachunkowego WeTax do wystawiania faktur sprzedaży używa Fakturowni, dlatego specjalnie dla nich przygotowaliśmy szczegółową instrukcję integracji Fakturowni z KSeF.
Niektórzy nasi klienci do wystawiania faktur używają Pulpitu Klienta eSZOK WeTax, który na podstawie integracji wykonanej w kroku 5 niniejszej instrukcji jest już gotowy do wystawiania faktur w KSeF.
Klienci, którzy korzystają z innego programu do fakturowania, muszą koniecznie samodzielnie sprawdzić u jego dostawcy, czy jest gotowy na KSeF i zorientować się jak będzie wyglądała jego integracja z KSeF.
Podjęcie decyzji o tym, kiedy wejść do KSeF
Rok 2026 to w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) okres przejściowy, w którym rynek będzie działał w dwóch trybach jednocześnie. Część firm będzie musiała już obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF, część będzie mogła jeszcze legalnie pozostać poza systemem.
Kto i od kiedy ma obowiązek działania w KSeF w 2026 roku? Kto jest zwolniony?
A kto może dobrowolnie podjąć decyzję o wystawianiu / odbieraniu faktur w KSeF i do kiedy trwa ta dobrowolność, a od kiedy zaczyna się obowiązek?
Na wszystkie te pytania znajdziesz odpowiedź w naszym artykule: KSeF w 2026 roku w praktyce – obowiązki od lutego i kwietnia, zwolnienia do końca roku, realne scenariusze.
Akceptacja faktur kosztowych z KSeF do zaksięgowania przez Biur Rachunkowe WeTax
Dotychczas klienci Biura Rachunkowego WeTax co miesiąc ręcznie wgrywali dokumenty kosztowe w postaci plików PDF, skanów lub zdjęć faktur.
W 2026 roku coraz więcej faktur kosztowych będzie pojawiać się w w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax automatycznie – poprzez import z KSeF. Każdy klient ma obowiązek co miesiąc przejrzeć zaimportowane z KSeF faktury i zdecydować, które z nich powinny zostać zaksięgowane przez biuro rachunkowe. Akceptację należy wykonać do 5. dnia miesiąca dla wszystkich faktur kosztowych za miesiąc poprzedni.
O tym jak akceptować faktury w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax dowiesz się z artykułu: Instrukcja akceptacji faktur z KSeF w eSZOK do zaksięgowania przez WeTax.
Uwaga! Proces ręcznego wgrywania PDFów, skanów czy zdjęć „nieKSeFowych” faktur do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax na ten moment nie znika. „Po staremu” wciąż dostarczane powinny być np. faktury od kontrahentów zagranicznych czy firm, które jeszcze nie podlegają obowiązkowi KSeF. W 2026 roku funkcjonować będzie model mieszany – część dokumentów trafi do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax automatycznie poprzez import z KSeF, a część nadal będzie wymagała ręcznego dodania. Nawet jeśli ten sam dokument trafi do księgowości różnymi kanałami, my – księgowi – zapewnimy jego prawidłowe ujęcie w księgach.
Więcej informacji o KSeF
Tych, którzy czują informacyjny niedosyt o KSeF, zapraszamy do przeczytania naszych pozostałych artykułów:
- Instrukcja akceptacji faktur z KSeF w eSZOK do zaksięgowania przez WeTax
- Instrukcja integracji Fakturowni z KSeF dla klientów WeTax
- Jak działa KSeF – 10 rzeczy, które musi wiedzieć przedsiębiorca
- KSeF krok po kroku – Przewodnik i harmonogram dla klientów Biura Rachunkowego WeTax
- Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu
- KSeF w 2026 roku w praktyce – obowiązki od lutego i kwietnia, zwolnienia do końca roku, realne scenariusze