Ten artykuł jest praktyczną instrukcją akceptacji faktur z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax. Jego celem jest przeprowadzenie Cię przez proces kwalifikacji dokumentów do księgowości tak, aby w 2026 roku – w warunkach częściowej automatyzacji i częściowego modelu mieszanego – księgowanie dokumentów Twojej firmy odbywało się bez zakłóceń. Prawidłowa i terminowa akceptacja faktur z KSeF jest warunkiem ich zaksięgowania przez Biuro Rachunkowe WeTax.
W instrukcji opisujemy:
- przeglądanie i akceptowanie w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax faktur zaimportowanych z KSeF,
- w jakim terminie należy dokonywać akceptacji faktur, aby dokumenty zostały ujęte w księgach,
- działanie automatycznej kwalifikacji faktur sprzedażowych,
- różnice między akceptacją pojedynczą a zbiorczą,
- pomijanie dokumentów, który nie powinny zostać zaksięgowane,
- na co zwrócić uwagę w modelu mieszanym funkcjonującym w 2026 roku.
Ważne informacje wstępne
Dotychczas klienci Biura Rachunkowego WeTax co miesiąc ręcznie wgrywali dokumenty kosztowe w postaci plików PDF, skanów lub zdjęć faktur do sekcji Dokumenty zakupu w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax.
W 2026 roku coraz więcej faktur kosztowych będzie pojawiać się w Pulpicie Klienta eSZOK WeTax automatycznie – poprzez import z KSeF. Każdy klient ma obowiązek co miesiąc przejrzeć zaimportowane z KSeF faktury i zdecydować, które z nich powinny zostać zaksięgowane przez biuro rachunkowe. Akceptację należy wykonać do 5. dnia miesiąca dla wszystkich faktur kosztowych za miesiąc poprzedni.
W przypadku faktur sprzedażowych, zgodnie z instrukcją przygotowania klientów WeTax do pracy w KSeF, rekomendowaliśmy włączenie automatycznej kwalifikacji (akceptacji) dokumentów sprzedaży do księgowości. Dzięki temu faktury sprzedażowe wystawiane w KSeF są automatycznie kierowane do ujęcia w księgach przez biuro rachunkowe po jednym dniu od ich pojawienia się w KSeF. Rozwiązanie to znacząco oszczędza czas przedsiębiorcom wystawiającym dużą liczbę faktur.
Uwaga! Proces ręcznego wgrywania PDFów, skanów czy zdjęć „nieKSeFowych” faktur do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax na ten moment nie znika. „Po staremu” wciąż dostarczane powinny być np. faktury od kontrahentów zagranicznych czy firm, które jeszcze nie podlegają obowiązkowi KSeF. W 2026 roku funkcjonować będzie model mieszany – część dokumentów trafi do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax automatycznie poprzez import z KSeF, a część nadal będzie wymagała ręcznego dodania. Nawet jeśli ten sam dokument trafi do księgowości różnymi kanałami, my – księgowi – zapewnimy jego prawidłowe ujęcie w księgach.
Instrukcja akceptacji faktur z KSeF
W celu zaakceptowania faktur z KSeF logujemy się do Pulpitu Klienta eSZOK WeTax za pomocą swoich standardowych danych logowania. Następnie z menu po lewej stronie wybieramy zakładkę KSeF. Zobaczymy listę, na której widoczne są wszystkie zaimportowane z KSeF faktury – zarówno kosztowe, jak i sprzedażowe. Ikona zegarka (1) oznacza, że dokument nie został jeszcze zaakceptowany przez klienta do księgowania przez biuro rachunkowe, ikona zielonego ptaszka (2) – że jest już zaakceptowany.
Pobieranie dokumentów z KSeF odbywa się co jakiś czas automatycznie, warto jednak przed rozpoczęciem akceptacji na wszelki wypadek kliknąć Pobierz dokumenty z KSeF (3).
Jeżeli zgodnie z instrukcją przygotowania klientów WeTax do pracy w KSeF włączyliśmy automatyczną kwalifikację (akceptację) dokumentów sprzedaży do księgowości, to dla ułatwienia sobie pracy nad akceptacją faktur kosztowych, można za pomocą filtra Rodzaj dokumentu (4), który znajduje się nad listą dokumentów, ustawić opcję Zakup.
Dodatkowo, jeżeli akceptowaliśmy już jakieś dokumenty, można za pomocą dodatkowej, rozwijanej sekcji Filtrów (5), wyświetlić na liście tylko faktury jeszcze niezakwalifikowane (niezaakceptowane) do księgowości poprzez wybranie Niezakwalifikowany na liście w sekcji Kwalifikacja (6).
Po wykonaniu tych czynności, mamy przed sobą listę faktur kosztowych, które musimy zaakceptować.
Pojedyncza akceptacja faktur
Aby zaakceptować pojedynczą fakturę do księgowości klikamy w nią na liście. Otworzy nam się widok, w którym rozwijając poszczególne sekcje, możemy zapoznać się z danymi faktury lub zobaczyć jej wizualizację. Rozwijamy sekcję Dane KseF (8), wybieramy opcję Do księgowości (9) i zatwierdzamy Niebieską dyskietką (10). Ukaże nam się komunikat Dokument został zapisany (11). Wracamy do listy faktur klikając Powrót (12) i powtarzamy proces z kolejną fakturą.
Uwaga! Jeżeli nie chcemy akceptować jakiejś faktury do księgowości – bo np. wziął ją przez przypadek na naszą firmę ktoś inny lub zwyczajnie nie chcemy, aby była księgowana – wtedy w sekcji Kwalifikacja wybieramy opcję Pomiń.
Zbiorcza akceptacja faktur
Istnieje również opcja zaakceptowania wielu faktur na raz. W tym celu zaznaczamy wybrane faktury na liście (13) i wybieramy opcję Operacje seryjne (14).
W oknie, które się wyświetli w sekcji Kwalifikacja wybieramy Do księgowości (15), a następnie Wykonaj (16).
Wyświetli się okno Raport z informacją o pomyślnej akceptacji faktur do księgowości.
Uwaga! Po zakończeniu kwalifikacji (akceptacji) faktur warto wyłączyć wszystkie filtry – zarówno te bezpośrednio nad listą dokumentów, jak i te w sekcji Filtry trochę wyżej – i jeszcze raz upewnić się, że wszystkie faktury, które chcemy, są zaakceptowane.
Więcej informacji o KSeF
Tych, którzy czują informacyjny niedosyt o KSeF, zapraszamy do przeczytania naszych pozostałych artykułów:
- Instrukcja przygotowania klientów WeTax do pracy w KSeF – uprawnienia i eSZOK
- Instrukcja integracji Fakturowni z KSeF dla klientów WeTax
- Jak działa KSeF – 10 rzeczy, które musi wiedzieć przedsiębiorca
- KSeF krok po kroku – Przewodnik i harmonogram dla klientów Biura Rachunkowego WeTax
- Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu
- KSeF w 2026 roku w praktyce – obowiązki od lutego i kwietnia, zwolnienia do końca roku, realne scenariusze