Ten artykuł jest praktyczną instrukcją konfiguracji integracji Fakturowni z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Jego celem jest przeprowadzenie Cię przez proces wgrania certyfikatów dostępowych oraz prawidłowego skonfigurowania KSeF w Fakturowni, tak aby wystawianie i odbiór dokumentów odbywały się bez zakłóceń.
W instrukcji opisujemy:
- prawidłowe wgranie certyfikatów KSeF do Fakturowni,
- przejście przez dwa etapy konfiguracji uwierzytelniania,
- rekomendowane ustawienia dotyczące obsługi KSeF w Fakturowni,
- jak postępować w przypadku obsługi kilku firm w ramach jednego konta Fakturowni.
Wgranie certyfikatów dostępowych KSeF do Fakturowni
Wygenerowane zgodnie z instrukcją przygotowania klientów WeTax do pracy w KSeF – uprawnienia i eSZOK pliki certyfikatów do Uwierzytelniania w systemie KSeF – w naszym przypadku WeTax.key, WeTax.crt, Offline.key oraz Offline.crt musimy wgrać do Fakturowni.
W tym celu logujemy się do Fakturowni za pomocą swoich standardowych danych logowania. Następnie w prawym górnym rogu klikamy Ustawienia (1) i wybieramy pozycję Ustawienia KSeF (2).
Na kolejnym widoku klikamy Aktywuj (3).
Na widoku Wybierz sposób uwierzytelniania wybieramy opcję Uwierzytelnianie manualne (4).
Konfiguracja składa się z dwóch etapów, z których każdy obejmuje dwa kroki.
Etap 1, Krok 1: W sekcji Certyfikat uwierzytelniający (plik) klikamy Dodaj załącznik (5) i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik WeTax.crt oraz klikamy Dalej (6).
Etap 1, Krok 2: W sekcji Klucz prywatny certyfikatu uwierzytelniającego (PEM) klikamy Dodaj załącznik (7) i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik WeTax.key. Następnie wpisujemy ustalone wcześniej w KSeF Hasło do klucza uwierzytelniającego (.key) (8) oraz klikamy Przejdź do certyfikatu offline (9).
Etap 2, Krok 1: W sekcji Certyfikat offline (plik) klikamy Dodaj załącznik (10) i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik Offline.crt oraz klikamy Dalej (11).
Etap 2, Krok 2: W sekcji Klucz prywatny certyfikatu offline (PEM) klikamy Dodaj załącznik (12) i wybieramy z odpowiedniego folderu na komputerze zapisany wcześniej plik Offline.key. Następnie wpisujemy ustalone wcześniej w KSeF Hasło do klucza offline (.key) (13) oraz klikamy Zapisz certyfikaty (14).
Po chwili powinniśmy zobaczyć komunikat Autoryzacja zakończona pomyślnie.
Następnie Fakturownia automatycznie przejdzie do następnego widoku, na którym musimy ustawić w jaki sposób będzie działał KSeF w Fakturowni. Zalecamy włączyć (zaznaczyć) następujące opcje:
Używaj trybu hybrydowego KSeF do 1 kwietnia (15): W trybie hybrydowym system pobiera wszystkie dokumenty wydatkowe z KSeF. Dokumenty przychodowe dodajesz tylko wtedy, gdy tego chcesz – sam wybierasz, które faktury sprzedaży mają trafić do KSeFu. Faktury niewysłane do KSeF możesz nadal edytować i wysyłać bezpośrednio do klientów (np. e-mailem lub jako PDF).
Wystawiaj dokumenty w trybie OFFLINE24, jeśli wysyłka do KSeF trwa zbyt długo (16): Jeśli czas oczekiwania na wysyłkę do KSeF będzie wydłużony ze względu na limity, system automatycznie wystawi dokument w trybie OFFLINE24. Dzięki temu zachowasz płynność procesów, a faktura może zostać szybko wysłana do klienta – wraz z dwoma kodami QR.
Walidacja struktury podczas wystawiania dokumentu (17): Włączenie tej opcji spowoduje walidację faktur pod kątem wymagań KSeF podczas zapisu. Faktury niespełniające wymagań nie zostaną utworzone.
Ponadto jeśli w chcemy w Fakturowni mieć także podgląd na dokumenty kosztowe – warto włączyć także:
Automatycznie pobieraj dokumenty wydatkowe z KSeF (18): Włączenie tej opcji pozwala na automatyczne pobieranie dokumentów wydatkowych z KSeF i automatyczne umieszczanie ich w zakładce Wydatki w Fakturowni. Lista wydatków będzie aktualizować się co 15 minut.
Zaciągaj dokumenty, w których jestem podmiotem trzecim (19): Przy włączonej opcji zarówno ręczne, jak i automatyczne zaciąganie wszystkich dokumentów pobiera z KSeF dokumenty przychodowe oraz kosztowe, w których Twoja firma występuje jako Podmiot3, zgodnie z definicją ról w KSeF. Uwaga! Wszystkie dokumenty trafią do zakładki Wydatki.
W przypadku problemów z integracją Fakturowni z KSeF zachęcamy do zapoznania się z bazą wiedzy dotyczącej integracji z KSeF przygotowaną przez Fakturownię.
Uwaga! Jeżeli chcesz obsługiwać w Fakturowni kilka swoich firm, musisz wykonać integrację dla każdej z nich oddzielnie. Możesz do ich obsługi użyć tych samych certyfikatów, pod warunkiem że posiadasz do tych firm odpowiednie uprawnienia w KSeF. W takiej sytuacji należy przełączyć / przelogować się w Fakturowni na kolejną firmę i wgrać certyfikaty dostępowe zgodnie z powyższą instrukcją.
Obsługa KSeF w Fakturowni – oficjalne instrukcje
Fakturownia przygotowała rozbudowany serwis dotyczący obsługi KSeF – zachęcamy do zapoznania się z nim.
Bardzo polecamy także praktyczne wideo-instrukcje opublikowane na oficjalnym kanale Fakturowni na YouTube.
Więcej informacji o KSeF
Tych, którzy czują informacyjny niedosyt o KSeF, zapraszamy do przeczytania naszych pozostałych artykułów:
- Instrukcja przygotowania klientów WeTax do pracy w KSeF – uprawnienia i eSZOK
- Instrukcja akceptacji faktur z KSeF w eSZOK do zaksięgowania przez WeTax
- Jak działa KSeF – 10 rzeczy, które musi wiedzieć przedsiębiorca
- KSeF krok po kroku – Przewodnik i harmonogram dla klientów Biura Rachunkowego WeTax
- Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu
- KSeF w 2026 roku w praktyce – obowiązki od lutego i kwietnia, zwolnienia do końca roku, realne scenariusze