Do tej pory w tytule przelewu przedsiębiorcy wpisywali to, co uznawali za stosowne – zwykle numer faktury sprzedawcy, a czasem tylko nazwę usługi. Od 1 stycznia 2027 r. firmy rozliczające VAT będą musiały w wielu przypadkach podawać w przelewie numer KSeF faktury albo – przy płatności za kilka faktur naraz – identyfikator zbiorczy.
Zmiana wygląda na drobną, ale obejmuje wszystkich, którzy w firmie wysyłają przelewy, a także programy, z których wychodzą paczki płatności. Dotyczy również przelewów w mechanizmie podzielonej płatności.
W artykule wyjaśniamy, czym jest numer KSeF i skąd go wziąć, kto musi go podawać i kiedy nie jest potrzebny. Pokazujemy też, jak opisać przelew za jedną i za kilka faktur, co zrobić z zaliczkami, ratami i korektami oraz co przygotować w firmie do końca 2026 roku.
Co się zmienia od 1 stycznia 2027 roku?
Od 1 stycznia 2027 r. zaczyna obowiązywać art. 108g ustawy o VAT. Zgodnie z nim czynny podatnik VAT, który płaci przelewem za fakturę wystawioną w KSeF przez innego czynnego podatnika VAT, podaje w tytule płatności numer KSeF tej faktury. Gdy jednym przelewem płaci za kilka faktur, podaje identyfikator zbiorczy nadany przez KSeF.
Od tej samej daty zmienia się też sposób wypełniania przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (MPP, tzw. split payment). Taki przelew ma w bankowości osobne pola: kwotę VAT, NIP sprzedawcy, numer faktury i dowolny opis. Od 2027 r. w polu przeznaczonym na numer faktury wpisuje się numer KSeF.
Liczy się data płatności, a nie data wystawienia faktury. Przelew wysłany 4 stycznia 2027 r. za fakturę wystawioną w KSeF w grudniu 2026 r. opisuje się już według nowych zasad. Do końca 2026 r. wpisywanie numeru KSeF jest dobrowolne.
Ministerstwo Finansów tłumaczy, że celem zmiany jest przeciwdziałanie zatorom płatniczym. Sprzedawca, który dostaje przelew z numerem KSeF, od razu wie, którą fakturę zapłacił klient.
Co to jest numer KSeF i jak wygląda?
Numer KSeF to unikalny identyfikator, który Krajowy System e-Faktur nadaje fakturze po jej przyjęciu. Nadaje go system, a nie sprzedawca. Dlatego numeru KSeF nie ma w samej treści faktury – sprzedawca dostaje go w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO), a nabywca widzi go przy fakturze pobranej z KSeF.
Numer KSeF ma zawsze 35 znaków i składa się z czterech części rozdzielonych łącznikami:
- NIP sprzedawcy (10 cyfr),
- data przyjęcia faktury do KSeF w formacie RRRRMMDD,
- 12 znaków technicznych (cyfry 0–9 i wielkie litery A–F),
- 2 znaki sumy kontrolnej.
Przykład: 9999999999-20270115-0100002B3C4D-85. Ostatnie dwa znaki to suma kontrolna – dzięki niej bank albo program księgowy może wychwycić literówkę w przepisanym numerze.
Numer KSeF to nie numer faktury. Faktura ma dwa numery. Pierwszy nadaje sprzedawca według własnej numeracji, np. FV/12/01/2027. Drugi nadaje KSeF – to 35-znakowy ciąg zaczynający się od NIP sprzedawcy. Od 2027 roku w przelewie liczy się ten drugi. Numer sprzedawcy można dopisać w tytule obok, ale nie zastąpi on numeru KSeF.
Skąd wziąć numer KSeF faktury, którą płacisz?
Numer KSeF faktury zakupowej najczęściej znajdziesz w jednym z trzech miejsc:
- w programie do faktur lub programie księgowym połączonym z KSeF (np. w Pulpicie Klienta eSZOK lub w Fakturowni) – przy każdej pobranej fakturze,
- w Aplikacji Podatnika KSeF – bezpłatnym narzędziu Ministerstwa Finansów, na liście faktur otrzymanych,
- na wizualizacji faktury, czyli pliku PDF lub wydruku od sprzedawcy – numer KSeF jest podpisany pod kodem QR.
Ostatnie miejsce wymaga ostrożności. Jeśli zamiast numeru pod kodem QR jest napis OFFLINE, faktura nie była jeszcze w KSeF, gdy sprzedawca tworzył PDF. Numer trzeba wtedy sprawdzić w KSeF albo poprosić o niego sprzedawcę.
Ręczne przepisywanie 35 znaków to proszenie się o pomyłkę. Przy płatności z bankowości internetowej numer lepiej skopiować. Jeśli płacisz z programu, sprawdź, czy przenosi numer KSeF do przelewu automatycznie.
Kto musi podać numer KSeF w przelewie?
Obowiązek z art. 108g ustawy o VAT dotyczy płatności, przy których jednocześnie:
- płacący jest czynnym podatnikiem VAT,
- odbiorca płatności jest czynnym podatnikiem VAT,
- płatność dotyczy faktury z numerem KSeF,
- płatność idzie przelewem albo innym instrumentem, który pozwala wpisać tytuł płatności.
Jeśli którykolwiek warunek nie jest spełniony, ustawa numeru KSeF nie wymaga. Przepis ma jednak dwa szczegóły, które łatwo przeoczyć.
Status kontrahenta sprawdza się na dzień płatności
O tym, czy odbiorca jest czynnym podatnikiem VAT, decyduje wykaz podatników VAT, czyli biała lista, na dzień płatności. Nie liczy się więc stan z dnia wystawienia faktury ani to, co wiadomo o kontrahencie sprzed roku.
Płatność za kogoś innego
Obowiązek ma także podatnik, który płaci za fakturę wystawioną na kogoś innego, np. spółka, która reguluje faktury spółki powiązanej. Przelew opisuje wtedy ten, kto go wysyła.
Najprostsza zasada: zamiast analizować przepisy, wpisuj numer KSeF zawsze, gdy faktura go ma. Wyjątki opisujemy niżej, ale sprawdzanie przy każdym przelewie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, nie ma sensu. Numer KSeF w tytule nigdy nie jest błędem, a jego brak bywa. Jedna zasada dla osoby, która w firmie robi przelewy, jest bezpieczniejsza niż lista wyjątków.
Kiedy numer KSeF w przelewie nie jest potrzebny?
Poniżej zebraliśmy sytuacje, które najczęściej pojawiają się w małej firmie.
| Sytuacja | Numer KSeF w przelewie? | Co wpisać w tytule |
|---|---|---|
| Płatność za jedną fakturę z KSeF od czynnego podatnika VAT | tak | numer KSeF faktury |
| Jeden przelew za kilka faktur jednego sprzedawcy | tak | identyfikator zbiorczy (albo osobne przelewy z numerami KSeF) |
| Przelew w mechanizmie podzielonej płatności | tak | numer KSeF w polu na numer faktury |
| Zaliczka, przedpłata albo płatność na podstawie pro formy lub umowy | nie – faktury jeszcze nie ma | opis jak dotąd, np. numer zamówienia lub pro formy |
| Dopłata reszty po otrzymaniu faktury końcowej | tak | numer KSeF faktury końcowej |
| Sprzedawca zwolniony z VAT (na białej liście nie ma statusu czynnego) | nie jest wymagany | numer KSeF, jeśli faktura go ma – dla porządku |
| Twoja firma zwolniona z VAT | nie jest wymagany | numer KSeF, jeśli faktura go ma – dla porządku |
| Płatność kartą, gotówką albo w inny sposób bez pola tytułu | nie | – |
| Faktura od zagranicznego dostawcy wystawiona poza KSeF | nie – faktura nie ma numeru KSeF | numer faktury dostawcy |
| Faktura z 2026 r. wystawiona poza KSeF, płacona w 2027 r. | nie – faktura nie ma numeru KSeF | numer faktury sprzedawcy |
| Faktura offline, już przesłana do KSeF | tak | numer KSeF |
| Faktura offline nieprzesłana do KSeF z powodu ogłoszonej awarii systemu | nie | numer faktury sprzedawcy |
| Kompensata (potrącenie) bez przelewu | nie – nie ma płatności | – |
Zaliczki, przedpłaty i faktury pro forma
Przy płatności, zanim sprzedawca wystawi fakturę, numeru KSeF po prostu nie ma. Dotyczy to zaliczek, przedpłat, płatności na podstawie pro formy, zamówienia albo umowy. Faktura pro forma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów o VAT i nie dostaje numeru KSeF. Późniejsze wystawienie faktury zaliczkowej nie wymaga ponawiania ani uzupełniania przelewu.
Jest jeden wyjątek od tej reguły. Sprzedawca może wystawić fakturę zaliczkową do 30 dni przed otrzymaniem wpłaty. Jeśli tak zrobił, w dniu przelewu faktura ma już numer KSeF i należy go podać.
Gdy po zaliczce przychodzi faktura końcowa, resztę płaci się już z numerem KSeF tej faktury.
Faktury z 2026 roku wystawione poza KSeF
Do końca 2026 r. część firm może legalnie wystawiać faktury poza KSeF – m.in. ci, których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie. Takie faktury nie mają numeru KSeF. Jeśli płacisz je w styczniu lub lutym 2027 r., przelew opisujesz jak dotąd – numerem faktury sprzedawcy. Faktury dla firm wystawiane od 1 stycznia 2027 r. muszą już powstawać w KSeF, więc ten problem szybko zniknie.
Faktury offline i awarie KSeF
Faktura wystawiona w trybie offline dostaje numer KSeF dopiero po przesłaniu do systemu. Gdy już go ma, wpisuje się go w przelewie jak przy każdej innej fakturze. Wyjątek dotyczy faktur, których sprzedawca nie mógł przesłać do KSeF z powodu awarii lub niedostępności systemu ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów – przy ich płatności numeru KSeF się nie podaje.
Jak opisać przelew za fakturę z KSeF?
Przelew za jedną fakturę
W tytule przelewu wpisujesz numer KSeF, najlepiej na początku – wtedy program sprzedawcy łatwiej go odczyta. Numer faktury sprzedawcy możesz dopisać za nim.
Przykład tytułu:9999999999-20270115-0100002B3C4D-85 FV/12/01/2027
Przelew w mechanizmie podzielonej płatności
W formularzu przelewu MPP w polu „numer faktury” wpisuje się od 2027 r. numer KSeF. Pole mieści 35 znaków, czyli dokładnie tyle, ile ma numer KSeF. Pozostałe pola wypełnia się jak dotąd.
Bank zapisuje wszystkie pola przelewu MPP w jednym ustandaryzowanym opisie, który widzi odbiorca. Po zmianie będzie on wyglądał tak:/VAT/230,00/IDC/9999999999/INV/9999999999-20270115-0100002B3C4D-85/TXT/czynsz styczen 2027
Oznaczenie /VAT/ to kwota podatku, /IDC/ – NIP sprzedawcy, /INV/ – numer faktury (teraz numer KSeF), /TXT/ – dowolny opis.
Jeśli opłacasz w MPP jednym przelewem kilka faktur od tego samego dostawcy, w polu numeru faktury wpisujesz identyfikator zbiorczy. Faktury z KSeF opłacane w ten sposób muszą pochodzić z okresu nie dłuższego niż miesiąc. Kwota VAT to wtedy suma VAT z tych faktur.
Jeden przelew za kilka faktur – jak działa identyfikator zbiorczy?
Przy płatności jednym przelewem za kilka faktur tego samego sprzedawcy zamiast kilku numerów KSeF podaje się jeden identyfikator zbiorczy. Pole tytułu przelewu jest krótkie i nie zmieści wielu 35-znakowych numerów.
Najważniejsze zasady:
- identyfikator obejmuje co najmniej 2 faktury jednego sprzedawcy, a jeden identyfikator może objąć najwyżej 500 faktur,
- może go wygenerować zarówno nabywca, jak i sprzedawca – w programie połączonym z KSeF albo w Aplikacji Podatnika KSeF,
- ma 35 znaków: NIP podmiotu, który go wygenerował, oznaczenie IZ z rokiem i miesiącem wygenerowania, 12 znaków unikalnych i 2 znaki kontrolne, np.
9999999999-IZ202701-FFFFFFFFFFFF-FF(to wzór budowy, nie prawdziwy identyfikator), - sprzedawca, który dostanie przelew z identyfikatorem, sprawdzi w KSeF, jakie faktury się pod nim kryją,
- do tej samej faktury można wygenerować więcej niż jeden identyfikator, więc pomyłkę w składzie naprawia się, generując nowy.
Do wygenerowania identyfikatora potrzebny jest dostęp do faktur firmy w KSeF. Jeśli przelewy robi u Ciebie osoba, która dotąd nie logowała się do KSeF, trzeba jej nadać uprawnienia – opisaliśmy to w artykule: Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu.
Naszym zdaniem identyfikator zbiorczy opłaca się przy regularnych, większych paczkach faktur od tego samego dostawcy, np. przy miesięcznym rozliczeniu z hurtownią. Gdy raz na jakiś czas płacisz dwie albo trzy faktury, osobne przelewy z numerami KSeF są prostsze i czytelniejsze dla obu stron.
Raty, korekty i kompensaty – czego przepis nie rozstrzyga
Art. 108g opisuje typową sytuację: jedna faktura, jedna płatność. W praktyce płatności bywają bardziej złożone, a Ministerstwo Finansów nie wydało do nich szczegółowych wyjaśnień. Poniżej warianty, które uważamy za bezpieczne.
- Płatność częściowa i raty. Każdą ratę opisuje się numerem KSeF tej samej faktury.
- Faktura z korektą in minus, płacona po korekcie. Przelew dotyczy wtedy dwóch dokumentów – faktury pierwotnej i korygującej. Najbezpieczniej użyć identyfikatora zbiorczego, który obejmie oba.
- Dopłata po korekcie in plus. W tytule wpisuje się numer KSeF faktury korygującej.
- Zwrot pieniędzy od sprzedawcy po korekcie. Przepis mówi o płatnościach nabywcy, ale sprzedawca, który zwraca nadpłatę, dobrze zrobi, podając numer KSeF korekty. Ułatwi to rozliczenie po obu stronach.
- Kompensata. Samo potrącenie wzajemnych należności nie jest płatnością przelewem, więc numeru KSeF się nie podaje. Jeśli różnicę dopłacasz przelewem, opisz go numerem KSeF faktury, której dotyczy dopłata, albo identyfikatorem zbiorczym, gdy faktur jest kilka.
Uwaga! To nasze zalecenia oparte na treści przepisu, a nie oficjalne stanowisko Ministerstwa Finansów. Jeśli MF opublikuje wyjaśnienia do płatności za faktury korygujące lub do kompensat, zaktualizujemy ten fragment.
Czy za brak numeru KSeF w przelewie grozi kara?
Ustawa o VAT nie przewiduje osobnej kary za przelew bez numeru KSeF albo z błędnym numerem. Nie oznacza to, że obowiązek można pominąć. Przelew bez numeru utrudnia sprzedawcy przypisanie wpłaty do faktury, a to kończy się monitami, wezwaniami do zapłaty i wyjaśnieniami, które zajmują czas obu stronom. Przy kontroli podatkowej brak oznaczenia płatności też nie zadziała na korzyść firmy.
Jeśli przelew poszedł bez numeru KSeF, przepisy nie każą go cofać ani ponawiać. Wystarczy przekazać sprzedawcy informację, której faktury dotyczyła płatność. Przy kolejnych przelewach trzeba już pamiętać o numerze.
Kary KSeF to inny temat. Kary sięgające 100% kwoty VAT z faktury, o których dużo się pisze, dotyczą wystawiania faktur poza KSeF mimo obowiązku i niedosyłania faktur offline w terminie. Ustawa przewiduje je od 1 stycznia 2027 r. We wrześniu 2026 r. Ministerstwo Finansów przygotowało projekt przesunięcia tych kar na 1 stycznia 2028 r. – to na razie projekt, a nie obowiązujące prawo. Projekt nie dotyczy numeru KSeF w przelewach. Więcej o karach piszemy w artykule: KSeF od 2027 w praktyce – koniec zwolnień, kary i realne scenariusze.
Co zmienia się dla sprzedawcy?
Nowy obowiązek spoczywa na płacącym, ale sprzedawca też odczuje zmianę – w dobrym tego słowa znaczeniu. Wpłaty opisane numerem KSeF łatwiej przypisać do faktur, a program księgowy może to robić automatycznie. Przelewy z identyfikatorem zbiorczym wymagają jednego kroku więcej: odczytania w KSeF, które faktury obejmuje identyfikator. Dobre programy robią to same.
Sprzedawca może też ułatwić płacenie klientom. Wystarczy wysyłać im wizualizację faktury, czyli PDF z kodem QR i numerem KSeF pod nim – zwłaszcza tym, którzy płacą ręcznie z bankowości internetowej. Numer KSeF powstaje dopiero po przyjęciu faktury przez system, więc PDF wygenerowany wcześniej będzie miał pod kodem QR napis OFFLINE. Więcej o wizualizacji i kodach QR przeczytasz w artykule: Jak działa KSeF – 10 rzeczy, które musi wiedzieć przedsiębiorca.
Co przygotować w firmie do końca 2026 roku?
Na zmianę zostały niecałe trzy miesiące. To wystarczy, jeśli zacznie się od tych kroków:
- Bank. Sprawdź, czy w bankowości internetowej da się wkleić 35-znakowy numer KSeF w tytule zwykłego przelewu i w polu numeru faktury przelewu MPP. Jeśli importujesz przelewy z pliku, upewnij się, że import przenosi cały numer.
- Program do faktur zakupowych lub księgowy. Sprawdź, czy pokazuje numer KSeF przy każdej fakturze kosztowej i czy przenosi go do przelewu albo paczki przelewów. Warto też zapytać dostawcę, czy program generuje identyfikatory zbiorcze.
- Osoba, która robi przelewy. Wystarczy jej jedna zasada: od 1 stycznia 2027 r. w tytule przelewu za fakturę wpisujemy numer KSeF, a nie tylko numer faktury sprzedawcy.
- Zlecenia stałe. Stałe zlecenie za czynsz, abonament czy rozliczenie z podwykonawcą ma co miesiąc ten sam tytuł, a każda faktura dostaje nowy numer KSeF. Takie zlecenia lepiej zastąpić przelewami wysyłanymi po otrzymaniu faktury albo co miesiąc zmieniać ich tytuł.
- Przelewy zbiorcze. Zdecyduj, którym dostawcom płacisz zbiorczo. Przy nich zaplanuj identyfikator zbiorczy, a przy pozostałych – osobne przelewy.
- Dostęp do KSeF. Jeśli identyfikatory zbiorcze ma generować osoba bez dostępu do faktur firmy w KSeF, uprawnienia najlepiej nadać jej jeszcze w 2026 roku.
Uwaga! Zlecenia stałe i przelewy cykliczne to miejsce, w którym nowy obowiązek najłatwiej przeoczyć. Raz ustawione działają latami bez niczyjej uwagi – a od stycznia każde z nich będzie wychodzić bez numeru KSeF.
Podsumowanie
Numer KSeF w przelewie to zmiana bardziej organizacyjna niż podatkowa. Kary za jego brak nie ma, a wyjątków jest sporo. Najwięcej spokoju da jednak prosta zasada: płacisz za fakturę z KSeF – wpisujesz jej numer. Resztę załatwią dobrze ustawiony bank i program oraz stałe zlecenia przejrzane jeszcze w tym roku.
Jeśli szukasz biura, które na co dzień pracuje z KSeF i pomoże Ci przejść przez te zmiany, sprawdź naszą ofertę księgowości spółki z o.o.
Zobacz również:
Jak działa KSeF – 10 rzeczy, które musi wiedzieć przedsiębiorca
KSeF od 2027 w praktyce – koniec zwolnień, kary i realne scenariusze
Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu