KSeF krok po kroku – Przewodnik i harmonogram dla klientów Biura Rachunkowego WeTax

Już w 2026 roku każda firma w Polsce – niezależnie od formy działalności – będzie musiała korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System jest już przygotowany do uruchomienia produkcyjnego, a przedsiębiorcy są na ostatnim etapie testów, nadawania uprawnień i konfiguracji narzędzi. To duża zmiana, ale wbrew pozorom nie powodów do obaw. KSeF to kolejny krok w cyfryzacji polskiej gospodarki, podobnie jak wcześniej JPK VAT, e-sprawozdania finansowe, e-Doręczenia czy aplikacja mObywatel.

Wprowadzenie KSeF ma na celu ujednolicenie i uproszczenie systemu fakturowania w Polsce, zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego oraz przyspieszenie procesów księgowych i podatkowych. Zniknie konieczność wysyłania dokumentów e-mailem lub ich drukowania.

W ostatnim czasie wokół KSeF pojawiło się wiele emocji i mylących informacji. Często można spotkać się z opiniami, że system jest skomplikowany, że „zabierze kontrolę nad fakturami” albo że będzie trudny w obsłudze. W Biurze Rachunkowym WeTax patrzymy na KSeF spokojnie i z dystansem. To po prostu kolejny etap cyfryzacji, do którego można się przygotować. Mamy plan, wiedzę i narzędzia, by skutecznie przeprowadzić naszych klientów przez proces wdrożenia KSeF i pomóc im odnaleźć się w nowym systemie – bez stresu i niepotrzebnego chaosu.

Czym jest KSeF i dlaczego został wprowadzony?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów i Krajowej Administracji Skarbowej, która służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych w ujednoliconym formacie. Każda faktura wystawiona w KSeF ma ten sam układ danych, co pozwala systemowi rozpoznawać i przetwarzać dokumenty w identyczny sposób, niezależnie od programu, z którego korzysta przedsiębiorca.

Dlaczego wprowadzono KSeF?

KSeF ma uprościć fakturowanie, przyspieszyć rozliczenia podatkowe i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. KSeF ułatwi codzienną pracę przedsiębiorców, biur rachunkowych i administracji podatkowej.

Cele systemu są jasne i praktyczne:

• ujednolicenie zasad wystawiania faktur w całym kraju,
• automatyzacja wymiany danych pomiędzy przedsiębiorcami i administracją,
• ograniczenie nadużyć i wyłudzeń VAT,
• skrócenie terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
• zapewnienie trwałego archiwum faktur przez 10 lat,
• ograniczenie obowiązku fizycznego przechowywania faktur.

Najważniejsze zasady działania KSeF

KSeF jest systemem pośredniczącym pomiędzy wystawcą faktury a jej odbiorcą. Po wystawieniu dokumentu w dowolnym zintegrowanym z KSeF programie (np. Fakturownia, eSZOK, Comarch ERP Optima), system automatycznie prześle dane do KSeF.

Następnie system weryfikuje poprawność faktury, nadaje jej numer KSeF i udostępnia odbiorcy. Od tego momentu faktura istnieje w obiegu prawnym.

To właśnie moment przyjęcia faktury w KSeF będzie uznawany za moment jej wystawienia. Odbiorca nie musi już otrzymywać dokumentu e-mailem – może go pobrać bezpośrednio z systemu.

W razie awarii systemu KSeF lub braku dostępu do internetu możliwe jest korzystanie z tzw. trybu offline24, w którym faktura jest wystawiana poza systemem, ale musi zostać przesłana do KSeF najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po ustaniu przeszkody. Faktury offline będą zawierały odpowiednie, generowane przez oprogramowanie do wystawiania faktur kody QR, które umożliwiają ich późniejszą weryfikację w KSeF.

System będzie także umożliwiał dołączanie załączników do e-faktur, takich jak specyfikacje dostaw czy protokoły odbioru (z wyłączeniem materiałów o charakterze reklamowym).

W przyszłości planowane jest także włączenie do KSeF paragonów fiskalnych, ale nie wcześniej niż po pełnym wdrożeniu faktur – prawdopodobnie około 2027 roku.

Największe zalety KSeF

Korzystanie z KSeF przynosi wiele realnych korzyści:

• koniec z papierowymi fakturami – dokumenty przechowywane są centralnie przez 10 lat, bez potrzeby drukowania,
• szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast 60,
• automatyczne przekazywanie faktur do biura rachunkowego – po wcześniejszym nadaniu mu odpowiednich uprawnień w KSeF,
• mniejsze ryzyko błędów – system sam sprawdza poprawność kluczowych danych (NIP, daty, stawki VAT), co pozwala szybciej wykryć pomyłki,
• stały dostęp do faktur – z każdego miejsca, przez 10 lat, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i jego księgowego,
• większe bezpieczeństwo – faktury nie zginą, nie można ich zmienić po zatwierdzeniu, a każda ma swój unikalny numer KSeF.

Wady i potencjalne zagrożenia KSEF

KSeF to zmiana, która wymaga przygotowania i dostosowania procesów. Warto być świadomym kilku ograniczeń:

• system jest scentralizowany – awaria może czasowo uniemożliwić wystawianie faktur, chociaż Ministerstwo Finansów zapowiada, że będzie on w stanie obsłużyć wprowadzanie 2500 faktur na sekundę,
• konieczność dostosowania programów i procedur wewnętrznych w firmach i księgowości,
• certyfikaty dostępu do KSeF trzeba odnawiać co 12 miesięcy (więcej o tym w artykule: Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu),
• błędne nadanie uprawnień lub zła konfiguracja mogą spowodować brak dostępu do faktur,
• odpowiedzialność za prawidłowość danych zawsze spoczywa na podatniku, tak samo jak dotychczas.

Dla kogo i od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

KSeF obejmuje wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą lub posiadające obowiązek wystawiania faktur – czyli:

• jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG),
• spółki,
• fundacje,
• stowarzyszenia,
• uczelnie, jednostki samorządowe,
• inne organizacje posiadające NIP.

System będzie wdrażany etapami:

W praktyce mniejsze przedsiębiorstwa także powinny być gotowe na KSeF 1 lutego 2026 roku – choćby po to, by móc sprawnie odbierać faktury kosztowe od dużych firm tj. operatorzy komórkowi, dostawcy energii, leasingodawcy czy ubezpieczyciele, ponieważ te podmioty od 1 lutego 2026 roku będą wystawiały dokumenty wyłącznie przez KSeF.

Po więcej informacji o obowiązkach gotowości na KSeF w 2026 roku zapraszamy do artykułu: KSeF w 2026 roku w praktyce – obowiązki od lutego i kwietnia, zwolnienia do końca roku, realne scenariusze.

Oficjalny harmonogram wdrażania KSeF

Poniżej umieszczamy infografikę z pełnym kalendarium pochodzącą z oficjalnej strony Ministerstwa Finansów o KSeF.

Czego nie będzie w KSeF?

Nie wszystkie dokumenty trafią do systemu KSeF. KSeF dotyczy wyłącznie faktur VAT, więc poza nim pozostaną:

• rachunki (np. u podmiotów zwolnionych z VAT),
• noty księgowe, odsetkowe i korygujące,
• raporty kasowe KP/KW,
• dokumenty celne i akcyzowe,
• umowy, zamówienia i oferty (chociaż te będą mogły być załącznikami do faktur w KSeF),
• paragony z NIP-em (tzw. faktury uproszczone) – dopuszczalne do końca 2026 roku,
• bilety (kolejowe, lotnicze, autostradowe, parkingowe),
• faktury otrzymane od kontrahentów zagranicznych,
• faktury wystawiane przez kasy fiskalne – dopuszczalne do końca 2026 roku,
• faktury dla konsumentów bez NIP – poza systemem, chyba że nabywca poprosi o udostępnienie faktury w KSeF,
• dokumenty kadrowe i płacowe – np. listy płac, umowy o pracę, deklaracje ZUS, PIT-11 i inne dokumenty zatrudnieniowe – pozostają całkowicie poza KSeF i będą obsługiwane tak jak dotychczas.

Każda faktura wystawiona poza KSeF nadal musi być przechowywana w dotychczasowy sposób – w formie elektronicznej lub papierowej.

Faktury dla i od kontrahentów zagranicznych

W transakcjach międzynarodowych obowiązują odrębne zasady:

• faktury wystawiane dla kontrahentów zagranicznych można umieszczać w KSeF, ale odbiorca spoza Polski nie będzie miał do nich bezpośredniego dostępu – należy mu je przekazać e-mailem w PDF ze specjalnym kodem QR umożliwiającym weryfikację faktury w KSeF (generowanym automatycznie przez KSeF lub program do fakturowania),
• faktury otrzymywane z zagranicy nie pojawią się w KSeF – trzeba je wprowadzić ręcznie lub przez OCR (w Biurze Rachunkowym WeTax oznacza to ręczne wgranie je do platformy eSZOK tak jak dotychczas),
• podmioty zwolnione z VAT i rolnicy ryczałtowi pozostają poza systemem KSeF, choć inni podatnicy mogą im wystawiać faktury w KSeF.

Przykłady relacji między podmiotami – kiedy trzeba wystawić fakturę w KSeF, a kiedy można poza KSeF?

KSeF obejmuje wystawianie faktur przez podmioty posiadające polski numer NIP, w zakresie transakcji objętych polską ustawą VAT. W ograniczonym zakresie dotyczy także transakcji z podmiotami zagranicznymi oraz osobami fizycznymi.

Poniższa tabela przedstawia najczęstsze przypadki wystawiania faktur oraz wskazuje, czy w danym scenariuszu faktura musi zostać wystawiona w KSeF.

Jak widać, KSeF obejmuje wystawianie faktur przez szeroki krąg podmiotów posiadających polski numer NIP – niezależnie od statusu VAT czy formy organizacyjnej.

Odmienne zasady mają zastosowanie w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych bez NIP oraz w transakcjach z kontrahentami zagranicznymi bez polskiej rejestracji, które co do zasady funkcjonują poza KSeF lub tylko w ograniczonym zakresie.

Rządowa aplikacja do obsługi KSeF i integracja KSeF z innymi programami do faktur

Ministerstwo Finansów udostępniło już darmową Aplikację Podatnika KSeF, umożliwiającą wystawianie i przeglądanie faktur w systemie. Nie ma jednak obowiązku korzystania z niej – przedsiębiorcy mogą nadal używać swoich ulubionych programów, takich jak Fakturownia, eSZOK czy Comarch ERP Optima, które będą posiadały pełną integrację z KSeF.

Stosowany w Biurze Rachunkowym WeTax system eSZOK zapewnia pełną zgodność i integrację z KSeF. Szczegóły w tym zakresie – w tym instrukcje dotyczące nadawania uprawnień do KSeF oraz integracji eSZOK z KSeF będziemy przekazywać naszym klientom mailowo w drugiej połowie stycznia 2026 roku w formie przystępnych artykułów.

Podobnie będziemy pomagać z integracją KSeF z Fakturownią, ponieważ korzysta z niej wielu naszych klientów.

Jeśli korzystasz z innego programu do fakturowania, warto już teraz sprawdzić u jego dostawcy, czy jest gotowy na KSeF i jak będzie wyglądała integracja.

Uprawnienia dostępu do KSeF i certyfikaty KSeF

Aby korzystać z KSeF, przedsiębiorca potrzebuje odpowiednich uprawnień i certyfikatu. Każda firma (każdy numer NIP) ma jedną osobę z tzw. uprawnieniami właścicielskimi, która może nadawać dostęp kolejnym osobom w tym biurom rachunkowym.

Pełne omówienie tematu uprawnień i dostępów znajduje się w osobnym artykule w poradniku księgowym WeTax: Uprawnienia w KSeF – kto, jak, komu i po co nadaje dostęp do systemu?

Kary i sankcje za błędy oraz niewłaściwe korzystanie z KSeF

Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym nie będą nakładane żadne kary. Od 1 stycznia 2027 roku Ministerstwo Finansów wprowadzi sankcje za:

• brak wystawienia faktury w KSeF,
• błędne przesłanie faktury,
• opóźnienie w wysyłce (np. brak przesłania faktury po trybie offline),
• nieprawidłowe nadanie uprawnień lub udostępnienie certyfikatu nieuprawnionym osobom.

Wysokość kar nie jest jeszcze ostatecznie potwierdzona, ale będą one powiązane z wartością VAT lub kwotą brutto faktury i będą mogły wynosić do 100% kwoty VAT z danej faktury. Celem sankcji nie jest karanie za drobne pomyłki, lecz zapewnienie bezpieczeństwa i rzetelności danych w KSeF.

Harmonogram wdrożenia KSeF w Biurze Rachunkowym WeTax

W Biurze Rachunkowym WeTax wdrożenie KSeF przeprowadzimy w sposób uporządkowany, z jasnym podziałem na etapy. Każdy krok zostanie szczegółowo omówiony z klientami, a materiały i instrukcje będą przesyłane mailowo w odpowiednich momentach.

Jak Biuro Rachunkowe WeTax pomoże swoim klientom z wprowadzeniem KSeF?

WeTax zapewni swoim klientom kompleksowe wsparcie w procesie przejścia na KSeF:

• pomożemy uzyskać dostęp do KSeF – przygotujemy formularze ZAW-FA do złożenia w urzędzie skarbowym,
• pomożemy wygenerować i wgrać certyfikaty KSeF do eSZOK i Fakturowni co pozwoli skonfigurować połączenia z tymi systemami,
• przetestujemy proces wystawiania i odbierania faktur,
• będziemy przekazywać szczegółowe i łatwe do zrozumienia instrukcje krok po kroku,
• zapewnimy indywidualne wsparcie mailowe i telefoniczne.

Wdrażanie KSeF przeprowadzimy spokojnie i etapami – tak, by żaden klient nie był przytłoczony nadmiarem informacji.

W każdej chwili można do nas napisać z pytaniami na hello@we-tax.pl

Co warto zapamiętać z tego artykułu?

KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji księgowości w Polsce. Każda faktura między firmami będzie przechodzić przez KSeF i otrzymywać swój unikalny numer. Po odpowiedniej konfiguracji Biuro Rachunkowe WeTax automatycznie pobierze z systemu faktury sprzedażowe i zakupowe, dzięki czemu obieg dokumentów stanie się prostszy, szybszy i bezpieczniejszy.

Zachęcamy do zapoznania się z oficjalną stroną Ministerstwa Finansów poświęconą KSeF – ksef.podatki.gov.pl – to rzetelne źródło informacji, które na bieżąco pozwala śledzić wszystkie aktualizacje i zmiany.

Jako Biuro Rachunkowe WeTax będziemy towarzyszyć swoim klientom na każdym etapie wdrożenia KSeF – z wiedzą, spokojem i praktycznym wsparciem. Oczekujcie od nas szczegółowych informacji mailowych.

Zobacz również:
KSeF w 2026 roku w praktyce – obowiązki od lutego i kwietnia, zwolnienia do końca roku, realne scenariusze
Jak działa KSeF – 10 rzeczy, które musi wiedzieć przedsiębiorca